Paris&Co a décidé d’organiser un vote électronique pour son assemblée générale. En utilisant Nüag, l’association a pu piloter et tenir son assemblée générale simplement.
Paris&Co est l’agence de développement économique et d’innovation de Paris et de la métropole. Elle favorise la diffusion de l’innovation à travers l’incubation de plus de 500 start-up françaises et étrangères par an, l’expérimentation de solutions innovantes, l’organisation d’événements nationaux et internationaux. Elle développe son activité dans une dynamique d’open innovation en lien étroit avec plus de 100 grandes entreprises et institutions majeures.
La crise sanitaire (COVID) a accéléré le besoin de repenser l’organisation du travail dans de nombreuses entreprises. Cette mutation progressive vient challenger également l’organisation des instances de gouvernance, notamment l’assemblée générale. Dans ce contexte, Paris&Co a donc fait appel à la solution Nüag pour organiser son assemblée générale en ligne durant le COVID.
Grâce à Nüag, nous avons pour ambition de garantir à nos administrateurs et nos différentes parties prenantes la plus grande transparence et une traçabilité exigeante pour nos instances. Le contexte actuel avec la crise du Covid modifie significativement les modes de travail. Le télétravail a accéléré la décision de se doter d’une solution permettant de dématérialiser l’ensemble du process de notre Assemblée Générale, d’organiser les échanges et votes électroniques en visioconférence et de permettre aux membres de retrouver l’ensemble des votes, documents et supports de présentation nécessaires pour un vote éclairé dans un coffre-fort numérique sécurisé.
Dans un souci de rester conformes à sa volonté d’innovation continue, "Paris&Co a naturellement choisi Nüag, start-up incubée chez Paris&Co, Le Swave" explique Loïc Dosseur, directeur général de Paris&Co.
Nüag, start-up accompagnée par l’incubateur le Swave de Paris&Co, a développé une plateforme dédiée à la dématérialisation des instances de gouvernances (assemblée générale, conseil d’administration, conseil de surveillance…). Véritable outil « clé en main » intégrant toutes les étapes et fonctionnalités nécessaires à l’organisation d’une assemblée générale, allant de la préparation jusqu’à la signature du PV d’AG en passant par l’envoi des convocations d’assemblée générale. La solution Nüag peut s’adapter aux besoins de chaque organisateur d’assemblée générale, notamment les associations comme Paris&Co afin de répondre à leurs spécificités de gouvernance comme la gestion des partenaires institutionnels, les dispositions statutaires uniques, les gouvernances collégiales, le vote panaché, le quorum…
L’objectif de la start-up est avant tout de garantir aux participants d’une assemblée générale leur droit d’expression en mettant à leur disposition un module de voté électronique.
Ce module permet à la fois à l’organisateur et aux participants de l’assemblée générale d’exercer leur droit de vote de plusieurs manières :
La simplicité d’utilisation permet aux organisateurs de se concentrer sur l’essentiel : le dialogue avec les participants et la prise de décision de leur organisation. « L’avantage de la plateforme Nüag est la dématérialisation intégrale du process, depuis les convocations jusqu’au suivi des votes. Cela permet de sécuriser l’ensemble de la démarche et de fournir aux administrateurs une plateforme regroupant toute la documentation utile. Le fonctionnement est simple et suit le déroulé classique de préparation et de déroulement d’une assemblée générale. La phase de préparation d’une assemblée générale est largement guidée, ceci permettant de ne rien oublier et de diffuser progressivement l’information vers les participants. Lors de l’assemblée générale, les participants peuvent contribuer activement et les votes se font en ligne en toute confidentialité et sécurité. » indique Loïc Dosseur.
« Une Assemblée est une étape cruciale dans la vie d’une organisation, et sa dématérialisation fait apparaître certains enjeux inédits : coût, difficultés logistiques, craintes liées à la conformité, identité et sécurité du vote en ligne, adoption par les participants, etc. Pour faire face à ces nouveaux défis, Nüag apporte une réponse technologique moderne et efficace. » souligne Benjamin Souloumiac, CEO de Thesaurio.
La solution Nüag garantit une transparence totale du processus juridique en certifiant l’ensemble des actions ayant valeur légale comme le vote en ligne à l’aide de technologies de pointe telle que la blockchain. Des systèmes d’identification permettent également de renforcer la sécurité du vote à distance.
La crise sanitaire a accéléré la prise de conscience des entreprises quant à la fragilité de leurs modèles de gouvernance. Nombreuses, parmi elles, ont été prises de court face aux mesures de confinement annoncées le 16 mars dernier et très peu avaient anticipé la dématérialisation de leurs procédures avec le passage de leurs collaborateurs en télétravail pour une durée indéterminée. « C’est particulièrement vrai en matière de gouvernance : en France très peu de sociétés prévoient dans leurs statuts la dématérialisation de leur AG en ligne. Il s’agit de réunions aux processus papier très lourds et donc compliqués à dématérialiser de bout en bout. Ainsi beaucoup de sociétés, y compris des groupes côtés, ont organisé leur AG en ligne avec des actionnaires qui suivaient en temps réel les AG en ligne à huis clos sans pouvoir voter électroniquement, ce qui est une atteinte grave au principe de démocratie actionnariale. » signale Benjamin Souloumiac.
Beaucoup d’entreprises ont déjà commencé à adapter leurs modes d’organisation de travail. Elles vont également devoir adopter davantage de dématérialisation afin d’être mieux préparées à ce type de risque notamment pour garantir le bon fonctionnement et le respect de leurs systèmes de gouvernance. « Au-delà de la crise sanitaire c’est la mutation progressive de l’organisation du travail qui vient challenger la gouvernance des entreprises. Un outil comme Nüag est un allié précieux quand la rencontre physique n’est plus possible mais la dynamique d’échanges, les nécessaires contributions et débats sont appauvris par les freins liés à la visioconférence. Les décisions sont plus mécaniques et la gouvernance perd de ce fait la richesse des apports individuels. Ma conviction est que nous devons rester vigilants à maintenir, tant que faire se peut, la rencontre entre les administrateurs d’une organisation tout en améliorant grâce à des outils comme Nüag la performance de ces instances » précise Loïc Dosseur.
La solution Nüag permet en effet de concilier dématérialisation et respect des droits des actionnaires ou membres d’associations et notamment ceux des petits porteurs, en proposant une plateforme fiable, simple d’utilisation et accessible à distance. « Nous sommes convaincus que la technologie doit être utilisée comme un vecteur de changement positif pour garantir une meilleure démocratie actionnariale au sein des associations » affirme Benjamin Souloumiac. Dans les prochains mois, la start-up ambitionne d’étendre les fonctionnalités de la plateforme Nüag afin d’aller plus loin dans la conciliation des formats dématérialisés comme sur la gestion du présentiel, notamment pour les sociétés ayant un grand nombre d’actionnaires ou encore pour les associations, fédérations, coopératives.
Le mode Assemblée Générale Hybride deviendra la norme selon Nüag. En effet pas question de remplacer l’assemblée générale en présentiel, souvent moment de partage et de convivialité.
Grâce à Nüag, Paris&Co digitalise l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de son assemblée générale. Son assemblée générale a été tenue 100% en ligne. Cela permet aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence (présentiel ou distanciel). Cela facilite aussi grandement les prises de décision et l’agilité de l’association.
Dans ce contexte, Paris&Co a pu grâce à Nüag, tenir son assemblée générale 2020 en 100% distancielle sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. En 2020, un format vote électronique avec visioconférence a été choisi en raison de la situation sanitaire (AG Covid).
Retrouvez ici les différents formats proposés par Nüag : https://www.nuag.fr/solutions/formats-seances
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement des votes électroniques en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association Paris&Co (Quorum, majorité).
La visioconférence permet tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Loïc Dosseur, directeur général de Paris&Co.) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités :
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, au sein des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’association Paris&Co les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, Paris&Co a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations/invitations à la réunion, l’organisateur a pu gérer les pouvoirs et la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing. Il a également pu consulter les statistiques ainsi que toutes les demandes faites par les participants, que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal,est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
1/ le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
2/ ainsi que le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
Paris&Co utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que Paris&Co utilise Nüag.
« Le télétravail a accéléré la décision de se doter d’une solution permettant de dématérialiser l’ensemble du process de notre Assemblée Générale, d’organiser les échanges et votes électronique en visio-conférence et de permettre aux membres de retrouver l’ensemble des votes, documents et supports de présentation nécessaires pour un vote éclairé dans un coffre-fort numérique sécurisé. Dans un souci de rester conforme à sa volonté d’innovation continue, Paris&Co a naturellement choisi Nüag, startup incubée chez Paris&Co, Le Swave »
