Quel système de vote choisir pour votre association ?

L’Assemblée Générale de votre association ou l’élection de son CSE (Comité Social et Économique) approchent. Vous êtes à la recherche d’un système de vote à la fois efficace et adapté aux caractéristiques de votre association. Alors, comment bien le choisir ? Et selon quels critères ? Zoom sur les différentes solutions de vote qui s’offrent à vous.

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Vote lors d’une Assemblée Générale dans une association, est-ce obligatoire ?

Le texte de référence qui régit l’organisation des associations est la loi 1901. Selon ce texte, sauf exceptions, il n’y a pas d’obligation à tenir régulièrement des assemblées générales afin de faire voter les adhérents. Cependant, notez que la plupart des associations en organisent une annuellement, afin de faire valider leurs comptes et voter les résolutions dites « ordinaires ». 

Par ailleurs, l’obligation d’élire un CSE (Comité Social et Économique) concerne uniquement les associations de plus de 11 salariés.

Ce sont les statuts ou le règlement intérieur de l’association qui déterminent le mode de scrutin (majoritaire, proportionnel, mixte) ou le choix du système de suffrage.

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Quel est le pouvoir d’une Assemblée Générale d’association ? > En savoir plus

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Quels sont les différents systèmes de vote pour les associations ?

Vos membres peuvent voter soit directement, s’ils sont présents le jour J de l’AG, soit faire part de leur décision à distance à l’aide de différents systèmes.

Les systèmes de scrutin en présentiel

Vous avez convoqué vos adhérents — à jour de leur cotisation — pour prendre ensemble un certain nombre de décisions. Afin de permettre à chacun d’exprimer son opinion, vous pouvez opter pour :

• ‍Le vote à main levée : facile et rapide à mettre en œuvre, cette pratique est très courante. Elle permet d’évaluer simplement qui se positionne pour ou contre une décision.

• ‍Le vote à bulletin secret : nécessitant une urne et des bulletins de vote sans signes distinctifs, il est généralement utilisé pour le renouvellement du bureau de l’association ou l’élection/la révocation de ses dirigeants.

• ‍Le vote par boîtier : il permet aux membres adhérents de préserver l’anonymat de leurs décisions. Il requiert l’achat ou la location du matériel et une mise en œuvre parfois complexe selon les pouvoirs des membres.

Vote en ligne VS boîtier de vote électronique : En savoir plus

Ces trois méthodes peuvent comporter des inconvénients : quorum insuffisant (nombre de votants nécessaires pour acter les décisions), fonctionnement peu démocratique ou inclusif en misant sur la présence physique des membres.

Les systèmes de vote à distance

Avec le vote à distance vous augmentez le taux de participation et faites vivre la démocratie participative. Il existe plusieurs manières de le mettre en place :

• Le vote par correspondance : Il est possible s’il est prévu dans les statuts de votre association. Vous devez envoyer bulletins de vote et enveloppe aux adhérents bien avant l’AG pour laisser un délai de retour. Suite au dépouillement, le résultat sera annoncé lors de la séance.

• Le vote par procuration : Il consiste à demander à un représentant (membre ou non, selon la possibilité dans vos statuts) de voter à la place d’un adhérent le jour J.

• Le vote en ligne : Il s’agit d’une forme de vote par correspondance, via une plateforme numérique dédiée à cet usage. Ce dernier système peut mêler vote en présentiel, distanciel ou hybride. La voix s’exprime par le biais d’un smartphone, d’un ordinateur ou d’une tablette. Pour accompagner les personnes réservées sur les outils numériques, faire preuve de pédagogie peut s’avérer nécessaire, afin de bien expliquer ce type de solutions.

Le vote électronique en Assemblée Générale, entre réglementations et obligations > En savoir plus

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Comment choisir le système de vote le plus adapté à votre association ?

Vote en présentiel ou à distance, pour choisir la solution qui vous convient le mieux nous vous conseillons de prendre en considération différents critères.

Que prévoient vos statuts ?

Premier réflexe à adopter : consulter les statuts de votre association. Ils vous informeront sur les modalités. Par exemple, le vote par correspondance et hybride sont-ils permis ? Quel est/sont le(s) quorum(s) pour la délibération et le type de majorité ? 

Vous pouvez aussi y trouver des informations sur les règles d’abstention ou la manière d’interpréter les résultats.

Aussi, vérifiez ou déterminez quand doit s’effectuer le vote : sur une durée de date à date, le jour J uniquement ou également en amont.

Si rien n’est prévu, votre première résolution pourrait être d’inscrire aux statuts un système de vote particulier. En cas de doute, vous pouvez vous référer au code des associations ou aux usages de votre structure.  

La taille de votre association

Selon le nombre de membres adhérents amenés à exprimer leur voix, le décompte peut s’avérer plus ou moins complexe. L’organisation préalable, avec l’envoi des convocations par courrier par exemple, peut également se transformer en un véritable casse-tête. 

Le budget dont l’association dispose

Une association avec peu de moyens optera peut-être pour les solutions historiques du vote à main levée ou avec bulletins papier. Toutefois, ces systèmes sont porteurs d’inconvénients : difficultés à décompter les différents pouvoirs des adhérents, manque de confidentialité pour le système à main levée, décompte effectué à la main sans sécurisation des votes, contestations possibles des résultats.

La dispersion géographique des membres

La problématique ici réside dans la difficulté à rassembler le nombre de membres ou d’adhérents en présentiel pour atteindre le quorum.

Par ailleurs, cette dispersion pénalise particulièrement les personnes en situation de handicap, qui ont souvent plus de difficulté à effectuer de longs voyages.

Enfin, les frais de déplacement pris en charge par la structure peuvent également représenter une dépense conséquente. 

La sensibilité des décisions à prendre

Voter à main levée peut s’avérer délicat lorsqu’il s’agit de procéder à la révocation ou l’élection du bureau. Privilégiez dans ce cas une solution respectant le secret du scrutin.

Guide : comment organiser une Assemblée Générale ? > En savoir plus

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L’avantage d’un système de vote en ligne pour votre association

Le vote en ligne ou numérique est une solution digitale qui répond à toutes vos problématiques. Il permet de : 

• Voter en présentiel, de manière hybride ou à distance depuis un outil informatique ;
• Mobiliser davantage d’adhérents quelle que soit leur situation géographique et atteindre plus facilement les quorums ;
• Maîtriser votre budget et réduire les frais de déplacement à prendre en charge ;
• Assurer la confidentialité des votes, faire preuve de transparence dans le décompte et révéler les résultats en temps réel ;
• Simplifier l’envoi des convocations par email, l’organisation de l’AG ou de l’élection ainsi que le dépouillement, avec une traçabilité forte et des preuves de vote.
• Dématérialiser vos PV d’AG.
• Sécuriser les votes en répondant aux réglementations RGPD et CNIL en vigueur, selon le système utilisé.

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Le système de vote électronique dédié aux associations par Nüag

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