Un gain de temps précieux à l’organisateur couplé à une réelle facilité d’usage

Durée du projet : 1 semaine - 120 participants - 30% le temps gagné sur la préparation - 50 à 75% le temps gagné sur la tenue de l’assemblée

Dominique Mazingue revient sur son expérience avec Nüag, à l’occasion de la seconde assemblée générale réalisée avec la plateforme, le 10 décembre 2020. C’était pour elle une grande première, car auparavant simple utilisatrice, elle endossait cette fois la responsabilité de piloter la préparation de l’assemblée (responsabilité précédemment confiée au service Communication de l’Urscop) et son déroulement statutaire et juridique.

 

L’intérêt de la solution Nüag pour l’Union Régionale était d’organiser une assemblée générale à distance, juridiquement conforme et capable de remplacer la tenue des assemblées traditionnellement opérées en présentiel. L’enjeu était également de trouver une solution intuitive, simple à paramétrer et facile d’utilisation non seulement pour les organisateurs, mais également pour les adhérents.

 

Dominique Mazingue reconnaît que le choix de Nüag a permis un gain de temps considérable sur la gestion des convocations et des retours sur la présence ou non des adhérents.Elle estime ainsi à 30% le temps gagné sur la préparation et 50 à 75% le temps gagné sur la tenue de l’assemblée elle-même, les assemblées générales se tenant habituellement en présentiel et sur deux jours complets, ce qui engendre également dans ce cas des frais d’hébergement qui ont pu être économisés avec la tenue de l’assemblée à distance.

 

La fonctionnalité de transmission des invitations par e-mailing est apparue comme particulièrement utile et a permis l’envoi des convocations en une seule et même action, d’où un gain de temps comparativement aux invitations écrites précédemment imprimées et mises sous pli à la main, puis envoyées par courrier. L’emailing permet également de gérer des relances sur tout ou partie des convocations qui peuvent être ciblées.

Autres fonctionnalités hautement appréciées : la fluidité et la rapidité du comptage des votes et le suivi des délibérations.

 

« Pour dire tout le bien que je pense de cette solution, les chiffres parlent d’eux-mêmes, mais c’est aussi la simplicité que j’ai appréciée, en tant qu'organisatrice et la disponibilité des équipes, avant, pendant et après l’assemblée »

Après une phase de préparation et de répétition fluide, un incident technique survenu lors du lancement de l’assemblée générale a été immédiatement réglé par l’équipe support Nüag, avec une réactivité qui a assuré le parfait déroulement de l’assemblée.

Dominique Mazingue
Responsable administrative et financière de l’Union Régionale des SCOP Occitanie Pyrénées

Qui est l’Union Régionale des SCOP Occitanie ?

L'Union Régionale est une association regroupant les Sociétés cooperatives (Scop, Scic, Coop 47) de la Région Occitanie. Actrice de proximité, elle met en œuvre, au plus près des territoires, la stratégie du Mouvement et accompagne les porteurs de projet à la création de sociétés cooperatives puis à leur développement sur le territoire dans toutes les étapes de leur existence.

 

Les équipes multi-compétentes de l'Union Régionale d'Occitanie sont déployées sur le territoire et sont présentes sur deux pôles, Pyrénées et Méditerranée, respectivement basés à Toulouse et à Montpellier.