Qui dit AG, dit rédaction d’un PV. Le procès-verbal d’assemblée générale permet de faire un compte-rendu de la séance, de la clôturer et d’en valider les votes. Vous êtes dirigeant d’une entreprise (SAS, SARL, SCOP), d’une association, d’une fédération, d’une mutuelle ; un responsable de copropriété ou un secrétaire juridique, et vous vous interrogez sur la manière de faire un procès-verbal. Alors, qu’est-ce qu’un PV d’AG ? Quelle est sa valeur légale ? Comment le produire et l’envoyer ? Nous vous répondons dans cet article.
Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’assemblée générale ?
Dans une assemblée générale, le procès-verbal correspond au document officiel produit pour et par la séance sur lequel sont enregistrées les différentes délibérations. Y apparaissent à la fois les décisions collectives actées ou rejetées, c’est-à-dire les résolutions votées à la majorité le jour J.
La production de ce texte permet aussi à l’organisation de faire preuve de transparence sur son fonctionnement décisionnel, vis-à-vis des membres présents, représentés par procuration ou absents de l’AG.
C’est également un outil de communication et de traçabilité historique des choix et des rejets. Les parties concernées — adhérents, actionnaires, administrateurs, propriétaires, etc. — sont informées des adoptions et des éventuelles responsabilités qui peuvent en découler.
Quelle est la valeur juridique d’un procès-verbal d’assemblée générale ?
D’un point de vue juridique, le procès-verbal d’assemblée générale est donc un document indispensable. En effet, il sert non seulement de preuve légale, mais il témoigne en plus de la conformité et de la bonne tenue de l’assemblée générale.
Sans PV, les décisions adoptées en AG pourraient être considérées comme nulles et non avenues. La responsabilité des administrateurs pourrait également être engagée. En cas de non-conformité réglementaire d’une AG, des sanctions financières pourraient être prononcées, celles-ci varient selon le pays et sa réglementation. La suspension ou la dissolution de l’organisation peut aussi être décidée.
À noter que cet acte peut servir en parallèle d’appui lors d'un litige sur le résultat des votes et d’une résolution prise en séance, par exemple.
Comment faire un procès-verbal d’assemblée générale ?
Pour savoir comment rédiger un procès-verbal d’AG, nous vous proposons de le réaliser en 4 grandes étapes :
1 — Rédigez le PV
Selon l’ordre du jour établi en amont et précisé dans la convocation, le secrétaire de séance prend des notes tout au long de la réunion. Il y consigne les différentes décisions et résolutions prises.
2 — Vérifiez le PV
Après la rédaction du compte-rendu, la relecture du procès-verbal est indispensable. Tout membre ou participant à l’AG peut le relire. Cette phase permet de signaler toute erreur ou de vérifier la conformité aux procédures habituelles de la structure.
3 — Faites approuver le PV
Pour être valide, le procès-verbal de votre assemblée générale doit lui-même être approuvé à l’AG suivante. Deux options possibles : la distribution du texte en amont ou la lecture en présence à l’AG le jour J. Le document officiel est ensuite entériné par un vote.
4— Signez le PV
Après approbation par le vote, le PV doit être signé par le secrétaire, le président de la séance ou toute autre personne désignée. Cette dernière étape de la signature est garante de la validité des résolutions prises durant la session.
Selon les mesures adoptées par votre organisation, des points supplémentaires peuvent être indispensables : reportez-vous à ses statuts.
Quelles sont les mentions obligatoires d’un PV d’AG ?
Selon la nature de votre structure ou les dispositions prévues dans le règlement, les mentions du procès-verbal seront différentes. Toutefois, on trouvera couramment les informations suivantes :
- La date et le lieu de l’assemblée générale ;
- Les membres du bureau et le président de la séance ;
- Le quorum, nombre de voix nécessaire pour l’adoption des décisions ;
- L’ordre du jour et les résolutions à voter ;
- La liste des documents soumis au vote ;
- La consignation des échanges et des débats en résumé et de manière objective ;
- Le résultat des divers scrutins ;
- Les difficultés techniques recensées durant la session.
L’envoi du procès-verbal d’AG est-il obligatoire ?
Pour une association ou une entreprise, la loi n'oblige pas à un envoi systématique du procès-verbal d’assemblée générale aux membres. Cependant, les statuts ou autres règlements peuvent rendre obligatoire cet envoi. L’obligation peut, en outre, varier selon qu’il s’agisse d’une assemblée ordinaire ou dite « extraordinaire ».
Il est non seulement impératif de vérifier ce que prévoient les textes qui régissent votre structure à ce sujet, mais, aussi, dans un souci de transparence, de conserver ces documents dans un fichier spécial appelé “registre des Assemblées Générales”. Il convient de tenir cet archivage à disposition de toute personne concernée qui souhaiterait les consulter.
Par ailleurs, notez bien que le procès-verbal d’une AG de copropriétaire, est quant à lui, obligatoirement envoyé aux membres par le syndic de copropriété, dans un délai d’un mois après la tenue de l’AG.
Comment devra être envoyé le procès-verbal d’assemblée générale ?
La rédaction du procès-verbal d’assemblée générale a évolué et les manières de le communiquer également. Autrefois, rédigé à la main, il est aujourd’hui dactylographié. L’envoi s’effectuait par voie postale. Désormais, cet envoi peut être réalisé par canal numérique.
Cette dématérialisation permet aussi de le stocker dans un coffre-fort électronique de façon sécurisée, de supprimer les frais postaux ou liés à l’impression papier de nombreux exemplaires.
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