Association

Mutualité Française : Envoyer les convocations en ligne, la nouvelle pratique 2022

Forme juridique
Association
Typologie
Fédération Nationale
Taille
ETI
Cas d'usage
Assemblée Générale

L’association Mutualité Française envoie les convocations à son assemblée générale grâce à la plateforme Nüag. Elle organise aussi des votes électroniques où les participants peuvent voter en amont ou le jour de l’assemblée générale sur la plateforme.

Qu'est-ce que La Mutualité Française Centre-Val de Loire ?

La Mutualité Française Centre-Val de Loire représente la Fédération Nationale de la Mutualité Française (FNMF) au niveau régional. Premier mouvement social de France, plus d’une personne sur deux est mutualiste, la FNMF fédère la quasi-totalité des mutuelles santés. Son rôle est de représenter les mutuelles et de défendre leurs intérêts collectifs. Elle est force de proposition dans les grands dossiers du système de santé.

Présidée par Rose-Marie Minayo, la Mutualité Française Centre-Val de Loire représente 162 mutuelles, plus de 679 168 adhérents soit près de 1,3 million de personnes protégées. Cet acteur de l’économie sociale et solidaire participe à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de santé publiques locales, régionales et nationales.

Pourquoi La Mutualité Française Centre-Val de Loire utilise-t-elle Nüag ?

Gagner du temps

La Mutualité Française Centre-Val de Loire a utilisé Nüag dans une optique de digitaliser sa gouvernance et simplifier les prises de décision lors des réunions statutaires. Elle utilise Nüag sur deux instances de gouvernance, l’assemblée générale et le conseil d’administration.

Dans ce contexte, la Mutualité Française Centre-Val de Loire a pu grâce à Nüag, tenir son assemblée générale ordinaire 2021 en 100% distanciell sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles.

Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de la Mutualité Française Centre-Val de Loire (Quorum, majorité).

Utiliser des fonctionnalités qui simplifient l’organisation de l’AG

Deux fonctionnalités clés ont permis à la Mutualité Française Centre-Val de Loire de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne.

1/ La visioconférence

La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).

Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.

2/ La gestion des participants et de leurs droits de vote

Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Sylvie DIETRICH, assistante de direction en charge de la mission fédérale locale) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.

Comment la Mutualité Française a-t-elle organisé son AG avec Nüag ?

1/ Le module de paramétrage

Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, aux seins des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de la Mutualité Française Centre-Val de Loire, la gestion du fichier participant en mode dynamique avec notre équipe accompagnement a permis d’intégrer sur la plateforme la bonne personne au sein de la personne morale (ici une mutuelle). En effet, une première personne est bien souvent désignée mais donne ensuite pouvoir à un collègue de son équipe.

Il lui est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...

En fin de paramétrage, la Mutualité Française Centre-Val de Loire a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.

2/ Le module de pilotage

Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter les statistiques ainsi que toutes les demandes faites par les participants que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.

3/ Le module de clôture

Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.

En bonus la Mutualité Française Centre-Val de Loire aura la chance l’année prochaine de découvrir nos nouvelles fonctionnalités 

1/ Le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.

2/ Ainsi que le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.

La Mutualité Française Centre-Val de Loire utilise donc Nüag tant pour son outil de secrétariat général, dans une optique de gagner du temps sur l’organisation de sa gouvernance, que pour sa plateforme de vote électronique alliant simplicité, flexibilité et sécurité.
Sylvie Dietrich
Assistante de direction en charge de la mission fédérale locale

« Un service complet tant sur les fonctionnalités que rassurant grâce à l'accompagnement. La possibilité de pouvoir relancer les participants nous a beaucoup aidés à atteindre le quorum ! »