L’association France Fintech choisit Nüag pour organiser sa prochaine assemblée générale. Au sein d’une seule et même plateforme, l’association pourra envoyer les convocations et tenir son assemblée générale.
Créée en juin 2015 à l’initiative des entrepreneurs, France FinTech est une association à but non lucratif dont la mission est de promouvoir l’excellence du secteur en France et à l’étranger et de représenter les fintech françaises auprès des pouvoirs publics et du régulateur et de l’écosystème. Elle rassemble les Fintech, Insurtech et Regtech françaises ayant le potentiel de devenir des leaders européens ou mondiaux.
Autour des start-up se sont réunis tous les acteurs souhaitant accompagner ce mouvement et se faire reconnaître comme partie intégrante de l’écosystème : sociétés technologiques, fonds d’investissement, cabinets d’avocats et de conseil, banques, assureurs, entreprises industrielles, entités publiques ou associatives, etc.
France Fintech compte parmi les premiers clients de Nüag, précurseur dans l’utilisation de ce type d’outil pour organiser et tenir son assemblée générale. Comme chaque association, France Fintech doit tenir une assemblée générale chaque année. Dans ce sens, France Fintech digitalise grâce à Nüag l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de son assemblée générale. La tenue de son assemblée générale en ligne à 100% permet aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote numérique que sur leurs modes de présence. Cela facilite aussi grandement les prises de décision et l’agilité de l'association.
Kristen Charvin, organisatrice et utilisatrice directe de la plateforme, revient sur son expérience sur Nuäg pour son AG en ligne du 10 décembre 2020. “Pour cette assemblée générale, qui était une première, nous avions préparé en amont la version traditionnelle papier car nous ne pensions pas qu’une solution d’assemblée générale dématérialisée comme Nuäg pourrait être mise en place aussi rapidement !"
L’intérêt de Nüag pour France FinTech était avant tout de pouvoir différencier les personnes qui assistaient à l’assemblée générale en ligne. En d’autres termes, comment gérer les votes numériques ? A qui donner le droit de vote ? (Dans leur cas, uniquement les CEO, soit 160 sur les 487 personnes présentes). L’important était de pouvoir convoquer à l’assemblée générale la totalité des membres à assister à l’assemblée, même ceux qui ne bénéficiaient pas du droit de vote.
Le principal besoin de France FinTech était de proposer, en tant que représentant majeur des acteurs de la finance innovante en France, une assemblée générale totalement électronique. Mais aussi une solution fluide pour ses adhérents avec une visioconférence intégrée, parfaitement en phase avec les obligations légales et de conformité. Nüag, étant membre de France Fintech et une jeune société française en plein essor, cela nous est paru opportun de profiter pleinement des innovations proposées par nos membres.
L’expérience a été un succès et les retours des participants ont été très positifs. La solution a été immédiatement perçue comme « facile d’utilisation et sympathique ». Le manque d’échanges induit par la distanciation et l’absence de présence physique a été en partie compensé par le chat, que les participants ont particulièrement apprécié lors de l’assemblée générale. En effet celui-ci a été le lieu de très nombreux échanges, plus ou moins formels, permettant de remettre un peu de networking dans cet événement 100% à distance. Le chat a, par exemple, permis à de nouveaux membres de l’association de se présenter par écrit et de s’intégrer peut-être même plus facilement que pendant une assemblée générale physique où le temps de parole de chacun est très limité.
Dans ce contexte, l’association FranceFintech a pu grâce à Nüag, tenir l’ensemble de ses assemblées générales, ordinaire et extraordinaire 2021, en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles.
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association France Fintech (Quorum, majorité).
Deux fonctionnalités clés ont permis à l’association France Fintech de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne.
La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Kristen Charvin, Déléguée Générale France Fintech) 3 modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble de modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, au sein des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’association France Fintech les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il lui est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
Enfin de paramétrage, France Fintech a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter l’évolution des votes ainsi que gérer toutes les demandes faites par les participants, que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
1/ Le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
2/ Le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
France Fintech utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que l’association France Fintech utilise Nüag.
« Nüag a été un vrai facilitateur avec une équipe au top, une prise en main facile et en prime une belle surprise de retours d’expérience très positifs des participants »
