La FFCO a décidé de simplifier l’envoi et le suivi des convocations à son assemblée générale en utilisant la plateforme Nüag. Découvrez les différentes étapes de cette réussite organisationnelle.
La Fédération Française de Course d'Orientation a été créée en 1970. Elle est composée de 220 clubs, 63 Comités départementaux et 21 Ligues (niveau régional) répartis sur tout le territoire national.
Environ 10 000 licenciés pratiquent la discipline en club et quelque 50 000 néophytes s’y essaient chaque année. Enseignée à l'école, la course d'orientation est pratiquée par des millions de scolaires tous les ans.
Après une expérience réussie lors de l’assemblée générale en ligne de la French Tech in the Alps, la FFCO s’est naturellement tournée vers Nüag. Ayant lui-même animé le groupe de travail d’utilisation de Nüag au sein de la FFCO, il revient sur son expérience lors de la mise en place de la solution pour leur dernière assemblée générale 100% en ligne de novembre 2020.
« Toute l’équipe a été formée : la responsable administrative et financière, le président, le secrétaire administratif et la présidente de la commission éditoriale. Notre volonté était que chacun soit en mesure d’utiliser la solution en cas d’absence d’une personne de l’équipe. »
C’est donc en parfaite autonomie que la FFCO a utilisé Nüag. L’intérêt de la plateforme pour la FFCO était, compte tenu de la période de confinement, de proposer une alternative sécurisée, financièrement accessible, et facile d’utilisation pour tous les profils, techniques et moins techniques. En d’autres termes, organiser une assemblée générale avec un budget maîtrisable et une solution intégrant l’ensemble des fonctionnalités nécessaires à l’organisation d’une assemblée générale en ligne au sein d’un seul et même outil.
Jean-Philippe Stefanini reconnaît un gain de temps significatif le jour J, et également d’argent. Les participants étant des bénévoles répartis aux quatre coins de la France, une assemblée générale en physique implique habituellement de se rendre sur place la veille au soir, y loger et passer la journée en présentiel le lendemain avant de rentrer chez soi le soir même. On peut dorénavant, grâce à Nüag, faire en une demi-journée ce que l’on faisait habituellement en une journée. L’assemblée s’est tenue de 9h à 13hau lieu de 9h à 17h. Sans compter les gains de temps sur les transports.
La sécurisation de l’ensemble des échanges, la possibilité d’obtenir le résultat immédiatement après la clôture des votes électroniques est autant de points très positifs qui s’ajoutent à ces gains de temps et d’argent.
De nombreuses améliorations ont vu le jour grâce à la FFCO, notamment la prise en compte des votes panachés, le classement dynamique des résolutions et l’ajout d’une feuille d’émargement pour les personnes ayant voté, notamment dans les cas d’une perte de connexion d’un participant pendant l’assemblée générale, et ce afin de pouvoir prendre en compte son vote s’il n’a pas pu voter électroniquement.
Les participants, au travers de retour très positifs, ont manifesté le souhait que l’utilisation de Nüag puisse être généralisée à l’ensemble des assemblées générales à venir. Toute l’équipe de la FFCO est désormais formée et capable de piloter la prochaine assemblée générale. Grâce à Nüag, l’FFCO a pu digitaliser l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de ses assemblées générale. Elles ont été tenues 100% en ligne.
Cela a permis aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence (présentiel ou distanciel), facilitant aussi grandement les prises de décision et l’agilité de la fédération.
Dans ce contexte, la FFCO a pu grâce à Nüag, tenir son assemblée générale2020 et 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. En 2020 et 2021, un format vote électronique avec visioconférence a été choisi en raison de la situation sanitaire.
Retrouvez ici les différents formats proposés par Nüag : https://www.nuag.fr/solutions/formats-seances
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement des votes électroniques en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de la fédération FFCO (Quorum, majorité).
Deux fonctionnalités clés ont permis à l’association FFCO de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne.
La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter au fil de l’eau de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Cette fonctionnalité part du principe que l’organisation d’une assemblée générale c’est une affaire de collaboration entre une multitude de parties prenantes.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur(ici Jean-Philippe Stefanini, Secrétaire Général de la Fédération Française de Course) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble de ses modalités de gouvernance, inscrit dans ses statuts au sein de ma configuration. Dans le cas de l’association FFCO les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection).
En bout de paramétrage, FFCO a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder au module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter l’évolution des votes ainsi que gérer toutes les demandes faites par les participants soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, soit directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
Cette fonctionnalité permet de gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
Ce type de compte permet une gestion des réunions statutaires (ex :assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration la plus totale.
FFCO utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que la FFCO utilise Nüag.
« Nüag, c’est une solution très simple, accessible à tout le monde et facile à mettre en oeuvre »
