Avec Nüag, la CFTC-FAE-MAE a pu organiser un vote électronique lors de son assemblée générale. La plateforme Nüag a été un outil clé pour envoyer les convocations et paramétrer tous les autres processus de gouvernance de leur assemblée générale.
La CFTC-FAE-MAE est le syndicat CFTC des agents du ministère de l'Europe et des affaires étrangères. Syndicat constructif, il a à cœur de critiquer en faisant systématiquement des propositions. Son action est centrée sur la communauté humaine de travail, principale richesse du ministère, afin d’allier l’efficacité de l’action diplomatique au développement professionnel des agents, avec le souci constant de la compatibilité entre vie professionnelle et personnelle des agents.
La CFTC-FAE-MAE a choisi de tenir l’assemblée générale de l’association, en ligne, grâce à la visioconférence et au vote électronique. Pour Cyprien François, organisateur de l’assemblée générale, "utiliser l’outil Nüag a été un soulagement." En effet, la simplicité et la fluidité offerte par la plateforme lui ont permis d’organiser l’intégralité de l’assemblée générale depuis le Kosovo.
Bien qu’il reconnaisse volontiers sa préférence pour les assemblées en présentiel, moments de convivialité et d’échanges entre adhérents habituellement répartis aux quatre coins du Monde, le contexte sanitaire (Covid) actuel l’a orienté vers la solution Nüag.
Nüag a été un véritable allié dans la réussite de cette assemblée, avec un taux de participation supérieur à celui habituellement observé. Pour la CFTC des Affaires Étrangères, Nüag est une solution de qualité, fiable et qui a répondu à toutes leurs attentes le jour J, en particulier celles spécifiques au décalage horaire grâce à la possibilité de vote anticipé.
Ouvert sur une durée de temps définie, le vote par correspondance ou vote anticipé permet à chaque participant de prendre connaissance des documents liés à chaque résolution et de voter en ligne avant le jour J de l’AG dans un espace sécurisé. Cela a été très utile car seulement un tiers des votants se trouvaient en France au moment de l’assemblée.
Pour répondre aux particularités du syndicat CFTC-FAE-MAE, l’équipe Nüag avait au préalable recueilli ses besoins spécifiques. Deux assemblées ont ainsi été créées en raison du double vote électronique pour l’élection des membres du conseil d’administration et le vote électronique des membres du conseil d’administration pour élire en son sein le bureau opérationnel du syndicat.
Sur la base de ce besoin particulier, des développements spécifiques ont été engagés afin de permettre la tenue de deux séances (une assemblée générale puis un conseil d’administration avec élection) l’une à la suite de l’autre, sans déconnexion, afin d’éviter toute déperdition de votants. Cette configuration est même devenue très courante dans les demandes d’organisation d’assemblée générale.
D’autres fonctionnalités clés ont été identifiées par le syndicat comme :
Agile, flexible et rapide, il permet un dépouillement de l’ordre du jour avec des résultats de vote en temps réel. L’association CFTC-FAE-MAE a ainsi passé les résolutions de manière dynamique et a obtenu des résultats de vote instantanés et transparents.
Grâce à Nüag, la CFTC-FAE-MAE digitalise l’ensemble de ses process métiers d’organisation. Ses assemblées générales sont tenues intégralement en ligne. En 2021, un format vote électronique a été choisi,contrairement à 2020 ou un format vote en séance avec visioconférence avait été privilégié en raison de la situation sanitaire (AG Covid). Le tout sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles.
Retrouvez ici les différents formats proposés par Nüag : https://www.nuag.fr/solutions/formats-seances
La digitalisation des instances de gouvernance a permis à la CFTC-FAE-MAE d’organiser une tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement des votes électroniques en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association CFTC-FAE-MAE (Quorum, majorité).
Après la clôture des votes électroniques, l’automatisation du procès-verbal également été appréciée. Suite à la rédaction de ce dernier avec notre modèle de PV d’assemblée générale, l'organisateur obtient un procès-verbal d’assemblée générale prêt pour signature électronique. Nous appelons cela chez Nüag : le procès-verbal électronique.
Perçue comme “facile d’utilisation et parfaitement fonctionnelle”, la solution Nüag a séduit les participants. Quelques améliorations ont pu être identifiées au sujet de l’expérience utilisateur sur mobile, d’ores et déjà inscrites dans le plan des développements à venir sur la plateforme courant 2022. Un gain de temps certain a été observé, principalement sur le dépouillement automatisé des bulletins de vote électronique. Mais aussi sur l’organisation de leurs futures AG en ligne grâce à la fonctionnalité « dupliquer une assemblée générale passée » pour en récupérer le paramétrage.
Autant d’avantages qui font de la plateforme Nüag bien plus qu’une solution d’assemblée générale en distanciel répondant à la crise sanitaire. Une solution numérique complète intégrant tous les bénéfices de la dématérialisation des échanges, de l’automatisation du dépouillement des votes à la restitution des comptes rendus. Cela totalement à disposition peu importe que les futures assemblées du syndicat se tiennent en distanciel ou en présentiel.
La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant lui peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Président du syndicat CFTC-FAE-MAE du ministère de l’Europe et des affaires étrangères) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités :
Le module de paramétrage permet à un organisateur de configurer, grâce à différentes fonctions, l’ensemble des modalités de gouvernance inscrit dans les statuts. Dans le cas de l’association CFTC-FAE-MAE, les fonctionnalités de paramétrage des votes sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
L’organisateur peut également gérer :
Sur la plateforme, la préparation et la génération des convocations sont automatisées grâce aux outils numériques de Nüag. Ils permettent également de les personnaliser avec l’aide d’un assistant rédactionnel.
L'ordre du jour d’une réunion est découpé en résolutions qui peuvent être soumises indépendamment au vote. La plateforme Nüag a permis à la CFTC-FAE-MAE de paramétrer chacune de leur résolution simplement en renseignant le quorum, le type d’élections, la majorité… Cela a donc été un gain de temps et de praticité d’utiliser un seul outil qui regroupe toutes les modalités de votes d’une assemblée générale.
En fin de paramétrage, la CFTC-FAE-MAE a pu envoyer les convocations et permettre aux participants de voter par correspondance. Ouvert sur une durée de temps définie, le vote par correspondance permet à chaque participant de prendre connaissance des documents liés à chaque résolution et de voter en ligne dans un espace sécurisé. Le dépouillement des votes est réalisé à la date de clôture indiquée par l’organisateur.
À la suite de ces différentes étapes de paramétrage, la CFTC-FAE-MAE est ensuite passé au module suivant :
Après l'envoi des convocations/invitations à la réunion, les organisateurs de la CFTC-FAE-MAE ont suivi l’avancement de la participation et ont relancé les personnes qui n’avaient pas encore voté via les campagnes d’emailing intégrées à la plateforme Nüag. Les organisateurs ont aussi pu gérer les pouvoirs et la communication avec les participants via les campagnes d'e-mailing. Enfin, les statistiques de vote ainsi que toutes les demandes faites par les participants étaient consultables soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
En bonus la CFTC-FAE-MAE aura la chance l’année prochaine de découvrir nos nouvelles fonctionnalités :
La fonction duplicata de réunion permet de faire gagner du temps aux organisateurs en réutilisant les paramétrages d’une réunion préalablement créée !
Le compte organisateur permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
CFTC-FAE-MAE utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que la CFTC-FAE-MAE utilise Nüag.
« Une solution de qualité, qui fonctionne parfaitement. Un soulagement aussi bien pour l'organisateur que pour les participants. »
