Vous souhaitez organiser une assemblée générale en ligne ? Pour n’importe quelle assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, avec vote ou sans vote, pensez aux outils de visioconférence, d’aide à l’organisation et de vote en ligne.
L’AG en visioconférence présente de nombreux avantages : c’est un outil moderne, pratique et facile à utiliser. Vous gagnez du temps tout en limitant les déplacements pour l’AG ou pour le vote.
Découvrez la méthode, les outils et les obligations juridiques pour organiser votre AG en ligne sereinement.
Rédiger la convocation des membres sans rien oublier
La tenue d’une assemblée générale en ligne a la même valeur juridique qu’une assemblée générale en présentiel. C’est un rendez-vous crucial et structurant pour votre structure. C’est pourquoi il est important de comprendre le déroulé d’une assemblée générale et les modalités de convocation pour la préparer au mieux.
Votre convocation à l’AG contient forcément l’ordre du jour et les documents nécessaires à la réunion, parmi lesquels le rapport annuel, les nouvelles activités et le budget prévisionnel.
Voici la liste des informations que vous devez impérativement indiquer dans la convocation :
1. Mentionnez le nom de la structure.
2. Notez la date de la convocation.
3. Indiquez dans le document la date, l’heure et le lieu de l’assemblée.
4. Précisez l’ordre du jour.
5. Indiquez qui organise la réunion.
6. Ajoutez l’identité et la signature de l’auteur ou autrice de la convocation.
Précisez bien que l’assemblée générale aura lieu à distance, avec le lien vers la réunion en ligne ou l’outil utilisé.
Il est obligatoire que la convocation comprenne l’identité et la signature de la personne qui envoie la convocation. Vous trouverez le nom de la personne habilitée à convoquer une AG dans les statuts ou le règlement intérieur de votre structure.
La convocation à l’assemblée générale en ligne peut être envoyée par voie postale ou par voie dématérialisée. Si vous n’avez pas d’obligation réglementaire, préférez un envoi par lettre simple ou par e-mail. Les recommandés ont tendance à être couteux et le recommandé électronique demande une vérification d’identité avant de pouvoir ouvrir le courrier. Cette convocation peut aussi être affichée sur un site internet ou sur les réseaux sociaux, par voie de presse ou sous format print, dans les locaux de l’organisme organisateur, par exemple.
Pour convoquer les membres de votre structure, prévoyez généralement 15 jours entre l’envoi et la date de la réunion. Les délais de convocations sont précisés dans les statuts de votre structure. Tous les membres doivent avoir connaissance du rendez-vous et des éléments joints àla convocation avant l’assemblée générale. Notez que ce délai dépasse rarement un mois.
Retrouvez en fin d’article notre modèle de lettre de convocation à une assemblée générale.
Choisir son outil de visioconférence
L’assemblée générale en ligne ou en hybride présente plusieurs avantages par rapport aux réunions en présentiel, parmi lesquels ceux d’être facile et accessible. C’est un mode de réunion qui est de plus en plus utilisé et qui s’est démocratisé depuis la crise sanitaire.
Plusieurs outils en ligne existent pour vous permettre d’organiser votre AG en ligne : Zoom, Team, Google Meet,Slack ou encore Framatalk. Pour choisir l’outil le mieux adapté à votre structure, posez-vous les questions suivantes :
- Combien de personnes participent à la réunion ?
- Quelle est la durée de la réunion?
- De quels outils avons-nous besoin pendant la réunion ?
- Quels sont les frais d’utilisation de cet outil ?
- Est-ce que les participants doivent créer un compte ?
- Est-il possible d’enregistrer la visioconférence ?
- L’outil propose-t-il une signature électronique ?
Bien entendu, privilégiez un outil avec lequel vous êtes à l’aise afin de pouvoir vous concentrer sur la réunion plutôt que sur la logistique. Pensez également à tester l’outil de visioconférence avant l’AG. Il existe des plateformes de vote qui intègrent des systèmes de visioconférence pour apporter plus de simplicité et une meilleure expérience utilisateur.
Nüag vous propose un logiciel tout-en-un pour organiser vos AG en ligne : convocations, pouvoirs, visioconférence intégrée, vote en ligne (sur mobile et sur borne), traitement des bulletins papiers et archivage.
Anticiper les besoins logistiques
Pour que l’assemblée générale se passe au mieux, il est important de préparer la réunion et d’anticiper les aspects techniques de la visioconférence. Bien entendu, assurez-vous que la réglementation et les statuts de votre structure permettent les AG en ligne pour que celle-ci soit conforme.
Pensez également à bien transmettre les informations de connexion aux invités, soit lors de l’envoi de la convocation, soit dans un envoi séparé. Nous vous invitons à transmettre avant la réunion un second lien de connexion de secours. Vous pouvez aussi partager un numéro de téléphone qui pourra être utilisé pour se connecter à la réunion.
Pour la visioconférence, nous vous conseillons de choisir deux personnes différentes, une pour animer la réunion et l’autre pour gérer la visioconférence. Testez au préalable les outils prévus pour l’AG en ligne. Assurez-vous que la connexion soit de qualité, que la personne chargée du bon usage de l’outil en ligne soit à l’aise. Nous recommandons de prévoir un dispositif de captation du son et de la vidéo appropriée afin d’assurer une retransmission de qualité.
Pour faciliter au mieux la réunion virtuelle, vous pouvez commencer en énonçant les règles de modération, demander que les micros soient coupés, de communiquer par des gestes simples leur accord ou leur désaccord, d’utiliser le chat pour intervenir. Les plateformes de vote intégrant la visioconférence, comme Nüag, vous permettent de modérer facilement la réunion (activation des micros, des caméras et des prises de parole).
Prévoyez un temps adapté au format digital. Au-delà d’une heure, une heure et trente minutes, vous pouvez perdre l’attention de votre audience. Pensez à inclure quelques minutes nécessaires à la connexion des membres et à la résolution d’éventuelles difficultés techniques.
Le vote en ligne doit être conforme au RGPD, pour le traitement des données personnelles.
Trouver votre outil de vote en ligne
Pendant une assemblée générale, le vote en direct peut se faire en présentiel ou à distance. Dans le cadre d’un vote en ligne, vous devez vous assurer de trouver un outil sécurisé et accessible. Votre critère principal sera sa facilité d’utilisation et son accessibilité sur un téléphone portable.
Un vote en ligne peut se faire par le biais d’un vote à main levée ou à bulletin secret. Certaines plateformes proposent également des bornes de vote virtuelles afin de faciliter le vote des personnes qui n’ont pas de téléphone portable.
Nous recommandons d’activer le vote en amont de la réunion si cela est possible afin d’optimiser la participation, notamment lorsqu’il y a des enjeux d’atteinte du quorum.
Respectez bien ces critères pour qu’un vote en ligne ou hybride soit valide :
- Le participant doit être identifiable par l’outil en ligne, qu’il soit en présentiel ou en distanciel.
- L’outil doit permettre la retranscription ou l’enregistrement de la réunion.
- L’outil doit permettre la diffusion en direct et en continue de la vidéo.
Important : pour garantir la validité du procès-verbal, mentionnez également les interruptions éventuelles en cours d’AG.
Plusieurs outils de vote en ligne existent. Des solutions de sondage sont gratuites, parmi lesquelles Balotilo, Limesurvey, Google Forms ou encore SurveyMonkey.
La solution Nüag 100 % conforme aux recommandations de la CNIL vous permet d’organiser un vote en ligne en toute sécurité. Grâce à un compte unique, vous pouvez créer votre assemblée générale de A à Z, suivre l’envoi des convocations, organiser un vote en ligne et gérer l’archivage des documents juridiques.
Envoyer le procès-verbal ou le compte-rendu
Le procès-verbal rend compte des décisions et des résultats de l’assemblée générale. Il est transmis à tous les membres de la structure. Il peut aussi être mis à disposition sur son site internet ou au siège. Il est impérativement archivé.
Notez que le procès-verbal et le compte-rendu sont similaires sur la forme mais pas sur leur valeur légale. Le compte-rendu est plutôt un document destiné à un usage interne, sans mentions obligatoires. Le procès-verbal est soumis à approbation, il a une véritable valeur juridique.C’est pourquoi il obéit à certaines obligations.
Le procès-verbal comprend :
- Les éléments de la convocation.
- Le quorum.
- L’ordre du jour.
- Le résultat des votes.
- Le nombre de voix.
- Les réserves contre.
- Les incidents techniques.
- Les mandats de vote.
Pensez à annexer la feuille de présence au procès-verbal et à inclure toute autre information importante de l’assemblée générale.
Vous devez envoyer le procès-verbal aux participants dans le mois qui suit la date de l’assemblée générale. Les destinataires ont alors un délai de deux mois pour envoyer la contestation de la décision prise lors de l’AG.
Il doit être certifié conforme par un représentant de la structure concernée. Autre obligation pour la structure suite à l’assemblée générale, une publication du procès-verbal au Journal Officiel.
Notez que, en cas de modification des statuts concernant la dénomination, le siège ou les changements de direction, ce procès-verbal doit être adressé à la préfecture dans un délai de trois mois. En cas de changement de trésorier ou de président, c’est la banque qui doit être prévenue. Démarches accessibles en ligne, sur le site des services publics.
Modèle de convocation à une assemblée générale en ligne
Aidez-vous de ce modèle pour préparer votre convocation à une assemblée générale en ligne.
[Nom de l’établissement qui convoque l’assemblée générale]
[Adresse complète du siège social]
[Lieu et date de la convocation]
[Nom et prénom du membre destinataire]
[Adresse complète]
Objet : convocation à l’assemblée générale ordinaire/extraordinaire en ligne du |Date]
Madame, Monsieur,
Nous vous invitons à participer à l’assemblée générale ordinaire/extraordinaire de [Nom de l’établissement] le [Date et heure].
Veuillez noter que l’assemblée générale aura lieu en présentiel et/ou en ligne[Lien du rendez-vous ou outil utilisé].
Les délibérations porteront sur l’ordre du jour suivant : [Ordre du jour à préciser].
Conformément aux dispositions des statuts juridiques et du règlement intérieur :
- Une délibération en assemblée générale n’est possible que si [Nombre de membres prévus dans les statuts juridiques] des membres sont présents en ligne.
- La participation à l’assemblée générale est réservée exclusivement aux membres à jour de leur cotisation à la date du [Date de la réunion].
- En cas d’indisponibilité, vous pouvez donner pouvoir à un mandataire de votre choix, par le biais d’une procuration qui mentionne son nom. Procuration à transmettre avant le [Date] au siège social.
– Vous avez la possibilité de voter par correspondance, grâce au bulletin de vote ci-joint. Veillez à transmettre ce bulletin complété et signé avant le [Date] au siège social.
Pour préparer au mieux cette assemblée générale, veuillez trouver ci-joint les documents nécessaires à votre information[Indiquer la liste des documents joints].
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de nos respectueuses salutations.
[Nom et prénom de la personne chargée de la convocation à l’assemblée générale]
[Signature de la personne chargée de la convocation à l’assemblée générale]
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