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Peut-on faire une assemblée générale par visioconférence ?

Depuis quelques années, des nouveaux formats de vote tels que la séance hybride avec visioconférence ont fait leur apparition. La crise sanitaire du COVID-19 a été une véritable révolution, à tous les niveaux, et également en terme de gestion de la gouvernance. Les Assemblées Générales ont ainsi dû, pendant plusieurs mois, se tenir à distance et le vote électronique s’est peu à peu démocratisé au point de devenir aujourd’hui, en 2023, la norme dans les organisations. Malgré la fin des mesures de restriction sanitaire et le retour en présentiel, la majorité des organisations choisissent de conserver le format de séance avec du vote électronique. ‍
personnes au travail

Pourquoi choisir le vote électronique pour organiser ses instances ?

Des avantages qui correspondent aux nouveaux enjeux de gouvernance

Le vote électronique est le nouvel outil technologique professionnel du moment. En effet, le développement des plateformes de votes en ligne a permis aux dirigeants de dématérialiser l'ensemble du processus de leurs instances de gouvernance comme une Assemblée Générale ou un Comité d'Entreprise. Si le vote électronique et si populaire, c’est principalement dû aux avantages qu’ils procurent à l’utilisation :

  • Un gain de temps et de praticité

Les organisateurs d’Assemblées Générales sont souvent submergés par la paperasse et les délais à respecter. Si vous choisissez une solution de vote électronique, toutes les étapes de votre instance de gouvernance seront automatisées au sein d’un seul et même outil (Ordre du jours, envoi des convocations, pouvoir, émargement, votes en ligne, pv d’AG…)

  • Une réduction du risque d’erreur

Lorsque vous mettez en place un système de vote électronique, il n’est pas nécessaire de recourir à l’impression des convocations puisque ces dernières sont envoyés par mail. Le risque d’erreur est donc réduit et vous optimisez ainsi vos chances de réussir pleinement votre Assemblée Générale !

  • Une augmentation du taux de participation (quorum)

L’avantage majeur du vote électronique est qu’il permet d’atteindre plus facilement son quorum. En proposant une solution de vote flexible, il augmente considérablement le taux de participation. Les participants reçoivent ainsi leurs convocations qui leur permet d’accès à leur espace de vote enligne. De cet espace ils pourront :

- Consulter les documents que l’organisateur de la réunion aura déposé

- Donner pouvoir à un autre participant

- Visualiser l’ordre du jour

- Voter en ligne le jour de l’AG ou par correspondance (en amont de la séance)

Les votants pourront ainsi voter depuis n’importe quel endroit (à la maison, à son bureau…), sur n’importe quelle surface (ordinateur, téléphone, tablette) sur l’espace de vote en ligne dédié. Avec le vote électronique, on constate en moyenne une augmentation de la participation de +50% par rapport au vote « classique ».

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  • Une réduction des coûts

Le vote électronique permet également de réduire les coûts de déplacements liés à la venue des participants qui peuvent maintenant, avec le vote électronique, voter en quelques secondes sur leur smartphone ou leur ordinateur.

 

  • Une pratique plus écologique

Enfin, avantage non négligeable du vote électronique, la pratique d’un vote plus écologique. La réduction du papier et des déplacements de véhicules permettent ainsi de préserver notre planète.

Des limites qui poussent à se tourner vers le format hybride

Le vote électronique est donc aujourd’hui principalement reconnu pour sa praticité et son gain de temps qu’il procure. Cependant certains détracteurs mettent en avant certaines limites de ce nouveau format de vote :

  • Le choix du prestataire

Il est très important de choisir un prestataire de vote électronique qui respectent les normes imposés par la CNIL en terme de protection et de sécurité des donnés. Il pourrait être désastreux pour une entreprise d’organiser un vote électronique avec une solution qui ne respecte par les règlementations de la CNIL.  

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  • Le prix

Le coût d’un prestataire de vote électronique pour organiser une instance de gouvernance peut représenter un frein pour les organisateurs. Il s’agira alors d’évaluer l’utilité de choisir ce nouveau format de vote en fonction du nombre de participants, du type de séance et du choix d’une visioconférence ou non.

 

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  • La fracture du numérique

Certaines personnes restent encore frileuses avec le monde du numérique. En choisissant le vote électronique, vous prenez le risque de perdre certains de vos collaborateurs en route. Et c’est pourquoi de nombreux organisateurs choisissent le format de séance hybride pour conserver une partie de leurs collaborateurs.

 

 

Comment fonctionne le format de séance hybride avec visioconférence ?

Un nouveau moyen efficace de voter

Des participants qui votent à distance et d’autres en présentiel, c’est la magie du vote hybride en visioconférence ! Le format hybride se base sur cette complémentarité des formats distanciels et du présentiels. Les organisateurs bénéficient ainsi à la fois de la performance du numérique (envoi des convocations automatisé, vote en ligne, dépouillement automatique…) et de la convivialité du présentiel.

Mais alors comment ça marche une séance en format hybride ?

 

Le déroulé d’une AG hybride

La plupart du temps les plateformes de vote électronique s’articulent autour de différents modules qui doivent permette à l’organisateur de créer et piloter son Assemblée Générale depuis un compte unique. C’est le cas de Nüag, la plateforme de vote électronique qui s’articule autour de 4 modules  :

  • 1) Le module de paramétrage

Le paramétrage qui inclut toutes les étapes nécessaires à l’organisation d’une séance (intégration du fichier participants, format de vote, collèges, date de la séance, envoi des convocations…)

  • 2) Le module de pilotage

Le pilotage qui permet de suivre l’évolution des différentes actions entre l’envoi des convocations et la tenue de la séance.

  • 3)Le module de tenue de séance

La tenue de séance où l'organisateur peut ouvrir les résolutions une par une et inviter les participants à voter en ligne à distance ou en présence lors de la séance.

 

  • 4) Le module de clôture

La clôture  où l'organisateur retrouvera l’ensemble des rapports en lien avec les votes au sein de son espace sécurisé (feuille de présence, résultats des votes, rapport d’audit)

personnes sur un ordinateur

La plateforme Nüag fonctionne ainsi avec un double espace pour vous (organisateur) et vos participants :

  • L'espace organisateur

L'espace organisateur de la plateforme Nüag permet de paramétrer et suivre l'ensemble de votre séance :

- Paramétrage complet de la réunion

- Envoi électronique et/ou papier des convocations

- Émargement le jour de la réunion

- Suivi des votes en direct

  • L'espace participant

L'espace participant permet aux participants de s'informer et de voter en ligne. Une fois votre séance prête et les convocations envoyées, chaque participant reçoit un mail sécurisé lui permettant d'accéder à Nüag. Une fois sur la plateforme, le participant  a la possibilité :

·       D’accéder aux documents déposés par l’organisateur

·       Possibilité de donner pouvoir

·       Consultation de l’ordre du jour

·       Vote en ligne le jour de la réunion ou par correspondance (en amont de la séance)

Les avantages du format hybride

Le module de séance hybride en visioconférence a plusieurs avantages :

  • Facilite la prise de décision

Les plateformes de vote électronique proposent un espace de visio-conférence entièrement intégrée et compatible avec toutes les modalités de vote, en amont ou lors de la séance. Accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, elle assure une expérience utilisateur optimale pour vos participants à distance. Chat, partage d’écran, retransmission des débats continue et simultanée, gestion des interventions en direct ou encore suivi du quorum en direct permettent de faciliter les échanges avec vos collaborateurs à distance !

 

  • La compatibilité avec les différents formats de réunions

Avec la plateforme de vote électronique Nüag, tous les formats de réunions sont compatibles :

- Assemblée Générale

- Consultation

- Conseil d'administration

- Comité décisionnel

- Autres formats...

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