L’association Office de Tourisme du Pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues a organisé son assemblée générale en ligne. Elle a mis en place un vote électronique puis l'a clôturé en utilisant la plateforme Nüag.
L’Office de Tourisme du Pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues est, comme son nom l’indique, un office de tourisme ayant pour but de promouvoir les acteurs du tourisme dans le pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues.
L’office de tourisme du Pays d’Aubenas est un client historique et précurseur dans l’utilisation de ce type d’outil pour organiser et tenir son assemblée générale. Comme chaque personne morale, il doit tenir chaque année une assemblée générale. Dans ce sens, l’office de tourisme du Pays d’Aubenas digitalise, grâce à Nüag, l’ensemble de ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de son assemblée générale. La tenue de son assemblée générale en ligne à 100% permet aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence. Cela facilite aussi grandement les prises de décision et l’agilité de l’office de tourisme.
Pour l’organisateur, un simple duplicata d’une assemblée générale à l’autre permet de gagner beaucoup de temps. En effet, les autres modalités comme les participants ou les convocations, , dans la majorité des cas, n’évoluent pas ou très peu. Il n'y a donc plus qu'à modifier l’ordre du jour. Dans ce contexte, l’office de tourisme du Pays d’Aubenas a pu grâce à Nüag, tenir l’ensemble de ses assemblées générales ordinaire et extraordinaire 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles.
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’office de tourisme du Pays d’Aubenas (Quorum, majorité). Une fonctionnalité clé a permis à cet office de tourisme de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne, le vote numérique en séance.
Il permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur a pu gérer l’ensemble de ses contraintes directement dans la plateforme (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant, lui, a pu accéder à son module de vote et voter tout au long l’assemblée générale. Si le participant vote pour le compte de pouvoir, une fonctionnalité lui permet de voter en une seule fois mais également de manière découplée s’il souhaite refléter des choix de votes différents.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Claire PLOQUIN, assistante de direction) trois modules regroupant un ensemble de fonctionnalités :
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble de ses modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, aux seins des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’Office de Tourisme du Pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il lui est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, l’office de tourisme du Pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, relancer les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter l’évolution des votes ainsi que gérer toutes les demandes faites par les participants. Cela a été possible grâce à l’application Nüag et l’accompagnement mis en place par les équipes techniques.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
1/ Le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
2/ Le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
L’office de tourisme du Pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique, alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que l’Office de Tourisme du Pays d’Aubenas-Vals-Antraïgues utilise Nüag.
« L'utilisation de Nüag, nous a fait gagner de l'argent sur l'envoi des convocations et du temps sur la gestion des votes »
