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Vote électronique VS vote bulletin papier, que choisir ?

Tous les 4 ans, dans les entreprises de plus de 11 salariés, des élections doivent être organisées pour renouveler les membres du Comité Social et Economique (CSE). Le CSE est la nouvelle instance représentative des salariés qui permet de faire le lien entre l’employeur et le personnel sur les questions de santé, de sécurité et de conditions de travail. C’est à l’employeur de prendre l’initiative d’organiser les élections du CSE, à 2 tours, où les salariés voteront pour leurs nouveaux représentants. Deux formats de votes sont possibles, le vote électronique ou le bulletin papier. Le choix du format de vote devra être inscrit dans le PAP.

Dans cet article, nous vous aiderons à faire le meilleur choix en listant les avantages mais aussi les inconvénients de chacun de ces formats de vote.

Si vous souhaitez tout savoir sur les élections du CSE, n’hésitez pas à consulter notre Guide pratique : les élections CSE pour les nuls

Le vote par bulletin papier

Comment mettre en place un vote par bulletin papier pour les élections du CSE ?

Organiser des élections du CSE demande une organisation de taille. Entre les délais légaux à respecter, les accords à négocier ou encore les nombreuses démarches à effectuer, l’organisation de ces élections n’est pas toujours une mince affaire. Si vous choisissez le format du bulletin papier, vous devrez mettre à disposition des électeurs les moyens matériels nécessaires pour qu’ils puissent voter. Il sera essentiel de respecter la confidentialité des votes qui peut, en cas contraire, entraîner l’annulation des élections.

Le matériel de vote nécessaire est :

Les bulletins de votes

L’employeur devra fournir des bulletins de vote, en nombre égal, et suffisant pour chaque liste de candidats. Ces bulletins doivent être en principe, imprimés sur du papier blanc. Ils doivent également respecter l’ordre des candidats sur les listes et ne comporter aucun signe distinctif. En cas de liste syndicale, les bulletins mentionnent l'appartenance syndicale des candidats.

Lors du dépouillement, le bureau de vote procèdera à la séparation des votes exprimés, des bulletins blancs et nuls. Sont considérés comme nuls les bulletins suivants :

• Les bulletins sans enveloppe ou placés dans une enveloppe non réglementaire ;

• Les bulletins présentant différents contenus dans une même enveloppe ;

• Les bulletins portant des signes de reconnaissance ;

• Les bulletins sur lesquels l'ordre de présentation des candidats a été modifié ;

• Les bulletins sur lesquels le nom d'un ou plusieurs candidats a été remplacé par celui de candidats d'une autre liste ou de toute autre personne.

Les enveloppes

Les enveloppes doivent également être fournies par l'employeur en nombre suffisant. Elles doivent impérativement respecter un modèle uniforme opaque pour respecter le secret du vote. Pour éviter une erreur des électeurs, les enveloppes peuvent être de couleurs différentes suivant les listes de  titulaires et/ou de suppléants.

Les isoloirs

Les élections du CSE ayant lieu au scrutin secret, les électeurs doivent avoir la possibilité de s'isoler pour voter. Il n’est cependant pas obligatoire d’avoir des isoloirs comme pour les élections politiques. Une pièce voisine au bureau de vote, ou une rangée de casiers peuvent servir d'isoloirs.

Les urnes

Enfin, des urnes distinctes pour les titulaires et les suppléants de chaque collège doivent être placées pour que les électeurs puissent déposer leur bulletin papier sous enveloppe. Par exemple, si deux collèges sont prévus, il faudra prévoir 4 urnes. Les urnes doivent impérativement rester fermées jusqu'à la clôture du scrutin. Elles peuvent être crées simplement (cartons avec une fine ouverture) tant qu’elles sont maintenues closes jusqu'au terme prévu pour le scrutin.

Le déroulement du scrutin sera supervisé par un bureau de vote. Sa composition est fixée par le protocole d’accord préélectoral (PAP). A défaut de précision, le bureau de vote est composé de deux salariés électeurs : le plus âgé, nommé président du bureau, et le plus jeune. Le bureau de vote est en charge du bon déroulement du scrutin, du respect de la règle de confidentialité ainsi que de la procédure de dépouillement et de l’annonce des résultats.

Si vous le souhaitez, vous pouvez acquérir le matériel requis pour vos élections du CSE chez MATERIEL-ELECTIONS.FR

Quels sont les avantages d’un vote à bulletin papier ?

Le principal avantage du vote à bulletin papier est la convivialité générée par les échanges physiques entre les différentes parties prenantes sur l’espace de vote. De plus, la plupart des salariés sont déjà habitués à voter à bulletin papier lors des élections politiques. Cette démarche « classique » de vote leur est donc déjà familière et vous pouvez ainsi être assuré du bon déroulé du scrutin.  

Quels sont les inconvénients d’un vote à bulletin papier ?

Le vote par bulletin papier comporte cependant de nombreux inconvénients. Tout d’abord, le coût de l’acquisition du matériel de vote (bulletins papier, enveloppes, isoloirs, urnes) peut rapidement monter en fonction du nombre de votants. De plus, ce format de vote implique une logistique parfois lourde et complexe. Il faut trouver une salle pour voter, réquisitionner des salariés pour tenir le bureau de vote et procéder au dépouillement, rassembler tous les salariés pour voter, mais pas tous en même temps pour qu’ils n’aient pas à faire la queue trop longtemps. Un certain nombre de détails auxquels on ne pense pas forcément mais qui provoque un raz-de-marée le jour des élections.

Enfin, l’inconvénient majeur du vote à bulletin papier est l’obligation pour des salariés positionnés sur un site éloigné à celui où se trouve l’espace de vote de se déplacer sur une grande distance pour déposer une simple enveloppe dans une urne. Vous l’aurez compris, le bulletin papier n’est pas forcément le format de vote le plus adéquat en fonction de votre contexte. Passons maintenant au vote par voie électronique.

Le vote électronique

Comment mettre en place un vote électronique pour les élections du CSE ?

Les solutions de vote électronique permettent aux entreprises d’organiser en toute sécurité leurs Élections du CSE ou Assemblées Générales. Pour le vote des élections du CSE,  il est important que le choix du vote électronique soit mentionné dans le PAP, si ce dernier a été choisi. De plus en plus utilisé, il permet une grande flexibilité au votant qui, à partir d’un lien nominatif qui lui aura été envoyé, peut voter sur un espace sécurisé depuis n’importe quel endroit (chez lui, à son bureau…) et depuis n’importe quelle surface (ordinateur, téléphone, tablette).

Pour s’assurer de la sécurité des votes, veillez cependant à vous rapprocher d’un prestataire de vote électronique qui respecte les règlementations de la CNIL. Dans l’univers numérique, la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) est le régulateur des données personnelles. Elle a 4 missions :

• Informer et protéger les droits

• Accompagner la conformité et conseiller

• Anticiper et innover

• Contrôler et sanctionner

La plateforme Nüag est conforme à la CNIL

Le vote électronique permet aussi d’organiser un vote dit « programmé » ou encore « vote par correspondance ». C’est un vote ouvert sur une durée de temps définie (à expliciter dans le PAP). Chaque participant a le temps de prendre connaissance des documents et informations importés par l’organisateur des élections et de voter en ligne dans son espace sécurisé. Les organisateurs peuvent suivre l’avancement de la participation et relancer les personnes qui n’ont pas encore voté. Le dépouillement des votes est réalisé à la date et à l’heure de clôture indiquée dans le PAP.  

Quel sont les avantages du vote électronique ?

Un gain de temps et de praticité

Lorsque qu'ils réalisent des élections du CSE, les organisateurs sont souvent submergés par la paperasse et les délais à respecter. Si vous choisissez une solution de vote électronique telle que Nüag, toutes les étapes de vos élections du CSE seront automatisées au sein d’un seul et même outil. Informations aux salariés, organisations de réunions avec visioconférence, génération automatisée des accords, émargement des votants, vote électronique sécurisé, dépouillement du scrutin, génération du PV de CSE. Tout est paramétrable et pilotable directement depuis une seule et même plateforme.

Avec Nüag, le PAP est généré automatiquement

Une réduction du risque d’erreur

Lorsque vous mettez en place un système de vote électronique, il n’est pas nécessaire de recourir à l’impression de bulletins et d’enveloppes papiers. Le risque d’erreur est donc réduit et vous optimisez ainsi vos chances de réussir pleinement vos élections du CSE sans contentieux juridiques.

Une augmentation du taux de participation (quorum 1er tour)

L’avantage majeur du vote électronique est qu’il permet d’atteindre plus facilement son quorum au 1er tour des élections du CSE. En proposant une solution de vote flexible, il augmente considérablement le taux de participation au 1er tour des élections du CSE.  Les électeurs peuvent ainsi voter depuis n’importe quel endroit (à la maison, à son bureau…), sur n’importe quelle surface (ordinateur, téléphone, tablette) sur l’espace de vote en ligne dédié. Avec le vote électronique, on constate en moyenne une augmentation de la participation de +50% comparée aux scrutins classiques.

Un respect de la confidentialité

Le vote électronique permet de respecter l’obligation de confidentialité du scrutin des élections du CSE, le scrutin secret. Les électeurs peuvent ainsi voter de manière totalement anonyme et 100% sécurisée.

Une réduction des coûts

Le vote électronique permet également de réduire les coûts de matériel liés au scrutin (urnes, isoloirs, bulletins papier…). Ainsi, le scrutin par bulletin papier coûte en moyenne 5 € par votant alors que celui par vote électronique serait réduit en moyenne à 1 € par votant.

Une pratique plus écologique

Enfin, avantage non négligeable du vote électronique, la pratique d’un vote plus écologique. La réduction du papier et des déplacements de véhicules permettent ainsi de préserver notre planète.

Avec Nüag, vous aurez accès à un outil d'émargement pour faire signer électroniquement vos votants

Quel sont les inconvénients du vote électronique ?

Le choix du prestataire

Comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de choisir un bon prestataire de vote électronique pour garantir la sécurité du vote électronique. Il pourrait être désastreux pour une entreprise d’organiser un vote électronique avec une solution qui ne respecte par les règlementations de la CNIL.  

La fracture du numérique

Certaines personnes restent encore frileuses avec le monde du numérique. En choisissant le vote électronique, vous prenez le risque de perdre certains de vos salariés en route. Si vous maintenez toutefois votre choix d’organiser un vote électronique, veillez à bien informer et rassurer vos salariés avec du contenu explicative et pédagogique sur la solution choisie.

Le prix

Le coût d’un prestataire de vote électronique pour organiser les élections du CSE peut parfois représenter un frein pour les organisateurs. Il s’agira alors de comparer cette solution avec celle du vote à bulletin papier et de faire votre choix.

En résumé, le vote par bulletin papier représente un lourd investissement en termes de ressources financières, humaines et organisationnelles. Beaucoup de paperasse, des délais à respecter, du matériel à acheter. Le vote électronique comporte certains aspects qui peuvent refroidir aux premiers abords mais les nombreux avantages qui en découlent ont de quoi rassurer les organisateurs. Le principal avantage est d’avoir à disposition un seul et même outil pour gérer toute l’organisation des élections du CSE et organiser un vote électronique. Une fois le scrutin scellé, le dépouillement est quasi instantané sur la plateforme et le bureau de vote n’a plus qu’à annoncer les résultats.

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