Comment organiser son AG à distance ?

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Pourquoi choisir le vote en ligne pour organiser ses instances ?

Des avantages qui correspondent aux nouveaux enjeux de gouvernance

Le vote en ligne, aussi appelé vote électronique, est le nouvel outil technologique professionnel du moment. En effet, le développement des plateformes de votes en ligne (https://www.nuag.fr/)a permis aux dirigeants de dématérialiser l'ensemble du processus de leurs instances de gouvernance. Si le vote à distance est si populaire, c’est principalement dû aux avantages qu’ils procurent à l’utilisation :

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• Un gain de temps et de praticité

Les organisateurs d’Assemblées Générales sont souvent submergés par la paperasse et les délais à respecter. Si vous choisissez une solution de vote électronique, toutes les étapes de votre instance de gouvernance seront automatisées au sein d’un seul et même outil. Ordre du jours, envoi des convocations, pouvoir, émargement, votes en ligne, pv d’AG… toutes les étapes sont paramétrables et automatisées directement depuis votre accès organisateur.

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• Une réduction du risque d’erreur

Lorsque vous mettez en place un système de vote électronique, il n’est pas nécessaire de recourir à l’impression des convocations puisque ces dernières sont envoyés par mail. Le risque d’erreur est donc réduit et vous optimisez ainsi vos chances de réussir pleinement votre Assemblée Générale !

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• Une réduction des coûts

Le vote électronique permet également de réduire les coûts de déplacements liés à la venue des participants qui peuvent maintenant avec le vote électronique voter en quelques secondes une décision sans avoir à parcourir de longues distance.

• Une pratique plus écologique

Enfin, avantage non négligeable du vote électronique, la pratique d’un vote plus écologique. La réduction du papier et des déplacements de véhicules permettent ainsi de préserver notre planète.

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Une pratique qui devient la norme au sein des grandes organisations  

À l’ère de la digitalisation, l’organisation des instances de gouvernance évolue et tend aujourd’hui à adopter un nouveau format, celui du numérique. D’abord contraintes par la crise du Covid-19, de nombreuses entreprises ont par la suite décidé de garder une solution de vote électronique pour organiser leurs Assemblées Générales. Pourquoi ?

Cela est principalement dû à toutes les raison qui viennent d’être citées. Praticité, gain de temps, sécurité… Les avantages du vote enligne sont nombreux. D’autant plus que tous les formats de réunions sont, la plupart du temps, compatibles : Assemblée Générale, Consultation, Conseil d'administration, Comité décisionnel…

Sur la plateforme Nüag, c’est ainsi plus de 5000 organisations qui ont organisé leur instance avec au total plus de 200 000votes en ligne réalisés ! Les organisateurs apprécient particulièrement l’ergonomie et la simplicité d’utilisation de la plateforme qui leur permettent d’organiser leur Assemblée Générale ou Comité de A à Z. Mais alors une plateforme de vote en ligne, comment ça fonctionne ?

Comment fonctionne les plateformes de vote en ligne ?

Un paramétrage simple et complet

Paramétrer son Assemblée Générale en ligne et permettre aux participants de voter enligne sur un espace sécurisé, ce sont les nouvelles pratiques adoptés par les organisateurs… Les nouveaux outils de vote électronique permettent de :

• Créer votre compte organisateur et les séances (AG, Comités) associées
• Paramétrer l’ordre du jour et les différentes résolutions
• Intégrer le fichier participant sous forme de fichier Excel en une seule fois
• Rédiger et envoyer les convocations

Toutes ces étapes sont paramétrables depuis votre compte « organisateur » sur la plateforme de vote en ligne que vous aurez choisi. C’est un gain de temps considérable et une meilleure visibilité qui est apporté aux organisateurs qui peuvent visualiser le statut des participants (les votants, les non-votants ,ceux qui voteront par correspondance, ceux qui voteront en séance le jour J…)

De plus, la flexibilité de vote apporté aux participants est un atout majeur du vote électronique.

Le nouveau moyen efficace de voter en ligne

Lorsque vous organiser votre ag à distance, trois types de votes électroniques sont possibles :

- Le vote en direct : En présentiel ou à distance, vos participants se connectent sur leur espace de vote qui leur aura été transmis dans la convocation et accède, depuis leur smartphone ou ordinateur, au vote enligne des différentes résolutions.

- Le vote par correspondance (en amont de votre séance) : Une fois sur l'espace de votre réunion, vos participants ont la capacité de voter par correspondance si vous avez activé l'option lors de la création de votre réunion. Le vote par correspondance est très simple et ne prend que quelques secondes. Pour accéder à un vote, il suffit de cliquer sur une des résolutions présente à l'ordre du jour.

- L’utilisation des deux types de votes précédents : Combiner le vote en direct et le vote par correspondance pour augmenter la participation et maximiser vos chances d’atteindre le quorum

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L’avantage majeur du « vote en ligne » ou « vote électronique » est qu’il permet d’atteindre plus facilement son quorum. Enproposant une solution de vote flexible, il augmente considérablementle taux de participation.  Les participants reçoivent ainsi leursconvocations par mail, ce qui leur permet d’accès à leur espace de vote enligne. De cet espace ils pourront :

-         Consulter les documents que l’organisateur de la réunion aura déposé

-         Donner pouvoir à un autre participant

-         Visualiser l’ordre du jour

-         Accéder à un espace de visioconférence le jour de la séance

-         Voter en ligne le jour de l’AG ou par correspondance (en amont de laséance)

Les votants pourront ainsi voter depuis n’importe quel endroit (à la maison, à son bureau…), sur n’importe quelle surface (ordinateur, téléphone, tablette) sur l’espace de vote en ligne dédié. Il également possible. Avec le vote électronique, on constate en moyenne une augmentation de la participation de +50% par rapport au vote « classique ».

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A noter aussi que les plateformes de vote électronique permettent aujourd'hui d’intégrer le processus de délégations de pouvoir. Les délégations de pouvoir en ligne sont parfaitement compatibles avec un vote électronique en amont de votre séance. Une fois le pouvoir créé et validé sur la plateforme, le mandataire pourra l’utiliser à tout moment : en amont de la séance si l’option« vote par correspondance », ou en séance avec le « vote en direct ».

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Le déroulé d’une AG à distance

La plupart du temps les plateformes de vote électronique s’articulent autour de différents modules qui doivent permette à l’organisateur de créer et piloter son Assemblée Générale depuis un compte unique. C’est le cas de Nüag, la plateforme de vote électronique qui s’articule autour de 4 modules :

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1/ Le module de paramétrage

Le paramétrage qui inclut toutes les étapes nécessaires à l’organisation d’une séance (intégration du fichier participants, format de vote, collèges, date de la séance, envoi des convocations…)

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2/ Le module de pilotage

Le pilotage qui permet de suivre, depuis votre compte organisateur, l’évolution des différentes actions entre l’envoi des convocations et la tenue de la séance.

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3/ Le module de tenue de séance

La tenue de séance où l'organisateur peut lancer une visioconférence et ouvrir les résolutions une par une. Un module d’émargement permet également aux participants d’attester de leur présence en signant la feuille de présence à distance. Ces derniers pourront tout le long de la séance prendre la parole à distance s’il y sont invités et voter en ligne. La visioconférence permet ainsi de faciliter la prise de décision. Chat, partage d’écran, retransmission des débats continue et simultanée, gestion des interventions en direct ou encore suivi du quorum en direct facilitent les échanges à distance.

4/ Le module de clôture

Le module de clôture permet à l'organisateur de retrouver l’ensemble des rapports et documents juridique en lien avec l’organisation de son Assemblée Générale (feuille de présence, résultats des votes, pouvoir, pv d’AG).La dématérialisation de ces tâches, notamment avec la signature électronique, la génération et l’archivage des documents ou encore l’émargement en ligne permettent de gagner du temps et de sécuriser votre processus administratif puisqu’elle limite les erreurs qui pourraient être commises si ces tâches avaient été réalisées à la main.

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En conclusion, l’organisation d’une ag à distance est un nouveau format qui séduit de par sa flexibilité et la praticité qu’il apporte. Dans un monde la frontière entre le digital et le présentiel est de plus en plus fine, les organisateurs n’hésitent pas à se saisir des nouveaux outils comme les plateformes de vote électronique pour organiser leur AG à distance.

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