Le vote en ligne avec visio, comment ça marche ?
Un nouveau moyen efficace de voter en ligne
Des participants qui votent à distance et d’autres en présentiel, c’est la magie de l'Assemblée Générale en visioconférence ! Le format hybride se base sur cette complémentarité des formats distanciels et présentiels. Les organisateurs bénéficient à la fois de la performance du numérique (envoi des convocations automatisé, pouvoirs dématérialisés, vote en ligne, dépouillement automatique…) et de la convivialité du présentiel (échanges sur place, contact humain…)
Mais alors comment ça marche une séance en format hybride ?
Le déroulé d’une AG en visioconférence
Pour organiser une AG en visioconférence avec du vote en ligne, 2 options s'offrent à vous :
1) Utiliser une plateforme de vote en ligne et un système de visioconférence externe
Si vous choisissez cette option, il faudra tout d'abord commencer par vous rapprocher d'un prestataire de vote en ligne. Vous aurez le choix de passer par une plateforme de vote en ligne ou des boîtiers de vote électroniques. Retrouvez toutes les informations concernant ces 2 acteurs dans notre article : plateforme de vote en ligne vs Boîtier de vote, quelle différence ?
Une fois votre outil de vote en ligne choisi, il faudra trouver un système de visioconférence qui pourra assurer les échanges et les débats le jour de votre Assemblée Générale. De nombreux outils de visioconférence tels que Teams, Zoom ou encore Google Meet vous permettront de réaliser votre AG en visioconférence.
Le bémol de cette option est qu'elle vous force à acquérir deux outils simultanément pour organiser vos votes en ligne. Cela multiplie les possibles erreurs ou les éventuels bugs de connexion qui peuvent avoir lieu le jour J. Si vous souhaitez tout de même partir sur cette option, veillez à ceux que tout vos participants à distance aient une connexion stable le jour J pour pouvoir voter sans problème. Si votre AG se déroule en hybride, vous devrez également veiller à avoir une connexion stable pour assurer l'échange entre les participants sur place et ceux à distance.
2) Utiliser une plateforme de vote en ligne avec un système de visioconférence intégré
La deuxième option est de passer par une seule et même plateforme avec un système de vote en ligne et une visioconférence intégré. Les avantages de cette option est que vous n'aurez pas à combiner deux outils différents. La plupart du temps, les plateformes de vote en ligne avec visioconférence intégré s’articulent autour de différents modules qui permettent à l’organisateur de créer et de piloter son Assemblée Générale de A à Z depuis un compte unique. C’est le cas de Nüag, la plateforme de vote électronique qui s’articule autour de 4 modules :
- 1) Le module de paramétrage
Le module de paramétrage permet de créer votre Assemblée Générale de A à Z. Il inclut toutes les étapes nécessaires à l’organisation de votre AG :
- Paramétrage de l'ordre du jour et de vos spécificités statutaires
- Intégration du fichier participants
- Envoi des convocations par email
- 2) Le module de pilotage
Le module de pilotage permet de suivre l’évolution de votre AG et d'augmenter vos chances d'atteindre votre quorum avec des outils de suivi et de relance (emailing). Le jour de votre Assemblée Générale, vous serez ainsi assuré que vos participants ont reçu leur convocations et qu'ils peuvent se connecter à votre Assemblée Générale en ligne.
- 3) Le module de tenue de séance
- L'organisation
Le module de tenue de séance vous permet de lancer la visioconférence de votre Assemblée Générale en 100% distanciel ou en hybride. Le public peut voir et entendre les débats, interagir sur le chat et éventuellement demander à monter sur scène.
- La feuille de présence et l'émargement
Sur la plateforme, une feuille de présence permettra aux participants de renseigner en amont de votre Assemblée Générale si ils voteront sur place ou à distance. Le jour de votre séance, Nüag remplacera ainsi votre feuille de présence habituelle. Les participants à distance signeront de manière électronique, tandis que les participants sur place seront émargés par un organisateur.
- Le vote en en ligne
Dès que vous le souhaitez , vous pourrez lancer les votes et inviter les participants à voter en ligne depuis leur téléphone, ordinateur ou tablette. Chaque votant, qu’il soit à distance ou sur place, a accès au vote depuis son "espace participant". Le système de visioconférence permet de faire le lien entre les personnes à distance et celles en présentiel.
- 4) Le module de clôture
Le module de clôture permet à l'organisateur de générer et d'archiver tous les documents juridiques comme le pv d'AG par exemple. L'organisateur pourra également retrouver l’ensemble des rapports en lien avec les votes au sein d'un espace en ligne sécurisé (feuille de présence, résultats des votes, rapport d’audit...)
Les avantages du format Assemblée Générale avec visioconférence intégré
Organiser votre Assemblée Générale en hybride avec une plateforme de vote en ligne et un système de visioconférence intégrée comporte plusieurs avantages :
- Faciliter la prise de décision
Les plateformes de vote en ligne proposent un espace de visioconférence entièrement intégré et compatible avec toutes les modalités de vote, en amont ou lors de la séance. Accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, elle assure une expérience utilisateur optimale pour vos participants à distance. Chat, partage d’écran, retransmission des débats continue et simultanée, gestion des interventions en direct ou encore suivi du quorum en direct permettent de faciliter les échanges avec vos collaborateurs à distance !
- La compatibilité avec les différents formats de réunions
La plupart des plateformes de vote en ligne permettent de supporter tous les formats de réunions :
- Consultation
- Conseil d'administration
- Comité décisionnel
- Autres formats...
Pourquoi choisir le vote en ligne ?
Des avantages qui correspondent aux nouveaux enjeux de gouvernance
Le vote en ligne est le nouveau moyen pour faire voter les différentes résolutions de votre Assemblée Générale. Si les plateformes de vote en ligne sont si populaires, c’est principalement dû aux avantages qu’elles procurent à l’utilisation :
- Un gain de temps et de praticité
Les organisateurs d’Assemblées Générales sont souvent submergés par la paperasse et les délais à respecter. Si vous choisissez une solution de vote en ligne, toutes les étapes de votre instance de gouvernance seront automatisées au sein d’un seul et même outil (Paramétrage de l'ordre du jour, envoi des convocations, pouvoirs, émargement, votes en ligne, pv d’AG…)
- Une réduction du risque d’erreur
Lorsque vous mettez en place un système de vote en ligne, le dépouillement s'effectue automatiquement en quelques secondes grâce à la plateforme. Le risque d’erreur est donc réduit et vous optimisez ainsi vos chances de réussir pleinement votre Assemblée Générale !
- Une augmentation du taux de participation (quorum)
L’avantage majeur du vote en ligne est qu’il permet d’atteindre plus facilement son quorum. En proposant une solution de vote flexible, vous augmenterez considérablement le taux de participation de votre instance. Les participants reçoivent ainsi leurs convocations par mail, ce qui leur permet d’accéder à leur espace de vote en ligne. De cet espace ils pourront :
- Consulter les documents que l’organisateur de la séance aura déposé
- Donner pouvoir à un autre participant
- Visualiser l’ordre du jour
- Voter par correspondance (en amont de la séance) ou voter le jour J de l'Assemblée Générale
Les votants pourront ainsi voter depuis n’importe quel endroit (à la maison, au bureau…), sur n’importe quelle surface (ordinateur, téléphone, tablette) sur leur espace de vote en ligne dédié. Avec le vote en ligne, on constate en moyenne une augmentation de la participation de +50% par rapport au vote « classique ».
- Une réduction des coûts
Le vote en ligne permet également de réduire les coûts de déplacements liés à la venue des participants qui peuvent maintenant voter en quelques secondes sur leur smartphone ou leur ordinateur.
- Une pratique plus écologique
Enfin, avantage non négligeable du vote en ligne, la pratique d’un vote plus écologique. La réduction du papier et des déplacements de véhicules permettent ainsi de préserver notre planète.
Les limites du vote en ligne
Le vote en ligne est donc aujourd’hui principalement reconnu pour sa praticité et le gain de temps qu’il procure. Cependant certains détracteurs mettent en avant certaines limites de ce nouveau format de vote :
- Le prix
Le coût d’un prestataire de vote en ligne pour organiser une instance de gouvernance peut représenter un frein pour les organisateurs. Il s’agira alors d’évaluer l’utilité de choisir ce nouveau format de vote en fonction du nombre de participants, du type de séance… Cela doit représenter un réel avantage pour vous.
- La fracture du numérique
Certaines personnes restent encore frileuses avec le monde du numérique. En choisissant le vote en ligne, vous prenez le risque de perdre certains de vos collaborateurs en route. Et c’est pourquoi de nombreux organisateurs choisissent le format de séance hybride pour conserver une partie de leurs collaborateurs en présentiel.
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