Signature de PV électronique d'AG : Comment ça marche ?
Dans tous les secteurs d’activité, les signatures numériques remplacent de plus en plus les signatures manuscrites. Elles permettent d’authentifier les auteurs et d’attester de la validité des documents, tout en gagnant du temps. Dans cet article, nous vous expliquons comment organiser la signature de PV électronique d’AG !
Pourquoi recourir à la signature des procès-verbaux en ligne ?
À présent, un décret (entré en vigueur le 4 novembre 2019) donne la possibilité de signer et conserver électroniquement des documents d’assemblée générale comme les procès-verbaux. Il n’est plus obligatoire de recourir à un format papier. La démocratisation des réunions en ligne et des AG dématérialisées a fait émerger ce nouveau besoin. Le contenu du procès-verbal d’une assemblée générale ne change pas : il tient toujours lieu de compte rendu exclusif sur le déroulé de l’assemblée. Mais sa validité peut être attestée par la signature du PV électronique de l’AG. Il existe à présent des outils en ligne pour faciliter le processus. Et même si les différentes étapes peuvent varier selon les logiciels de signature électronique, les grandes lignes restent les mêmes : génération du PV, identification des signataires, envoi du document et signature sécurisée. Le pouvoir électronique permet à la fois de gagner du temps lors des assemblées générales à distance, mais aussi de centraliser toutes les informations.
Qui doit signer un PV électronique d’AG ?
Pour une assemblée générale en SARL
La signature du PV électronique d’AG en SARL doit être réalisée par les gérants de la société, le président de l’assemblée générale et chaque personne ayant un rôle spécifique dans l’AG. Pour plus de protection, vous pouvez également demander à tous les associés de signer et parapher le procès-verbal pour éviter les litiges et possibles contestations.
Pour une assemblée générale en SA/SAS
La signature du PV électronique d’AG en SA/SAS concerne quant à elle tous les membres du conseil d’administration ou du bureau, tous les scrutateurs, le secrétaire de séance et toute personne ayant un rôle spécifique durant l’assemblée générale. Les actionnaires peuvent aussi signer et parapher le PV.
La particularité de la signature de PV électronique en AG
La signature électronique avancée
Les procès-verbaux sont donc toujours signés par les responsables de l’assemblée générale, et parfois par des participants. La signature du PV électronique d’AG doit être requise via des plateformes spécialisées dans ce service numérique. Il est obligatoire de recourir à une signature électronique avancée (en comparaison d’une signature électronique simple) pour signer vos procès-verbaux des décisions sociales. Elle présente des sécurités et des garanties quant à la validité de l’acte selon ces exigences :
- la signature est liée au signataire de façon univoque ;
- elle permet d’identifier l’identité du signataire ;
- toute modification ultérieure des données est détectable ;
- elle offre un niveau de contrôle élevé et un contrôle exclusif de la part du signataire.
-
Les autres conditions
Le niveau avancé de signature de PV électronique d’AG peut être appliqué à titre supplétif pour toutes les SAS dont les statuts ne précisent pas les modalités de la signature en ligne. À l’inverse, les conditions statutaires des SAS peuvent déterminer des modalités de tenue du registre d’établissement des PV sous la forme de signature électronique. Tout document dématérialisé pour une assemblée générale doit aussi être daté électroniquement par horodatage pour devenir une garantie de preuve.
La signature de PV électronique d’AG offre les mêmes garanties que la signature manuscrite. Il vous suffit de respecter les quelques conditions légales pour que votre procès-verbal électronique ait la même valeur que la version papier. Si vous désirez être accompagné dans le processus de dématérialisation de votre assemblée générale, contactez nos experts Nuag !
