Agilité, réactivité des équipes, sur-mesure : comment Nüag s’est adapté en quelques semaines aux spécificités d’une méta-organisation internationale

Temps écoulé entre deux instances : 5 mois - 180 convocation envoyées - 79 participants

Du fait de sa dimension internationale, l’AIVP (Le RéseauMondial des Villes Portuaires) a très tôt, et ce depuis le début de la crise sanitaire, pris conscience de la nécessité d’une dématérialisation de ses instances et événements protocolaires. Après deux mois de comparaison de solutions et un premier conseil d'administration réussi avec Nüag en Juin 2020, l’association a naturellement choisi cette solution pour la tenue de son assemblée générale quelques mois plus tard.

Corinne Lallemand revient sur son expérience avec Nüag en tant qu'administrateur de la solution lors de sa présidence de l’assemblée générale de Novembre 2020. “L’agilité, la sympathie et la réactivité des équipes Nüag ont été extrêmement appréciables”. 

Le succès du projet de mise en place de la solution Nüag pour l’AIVP a résidé en grande partie dans le relationnel et la qualité des contacts avec l’équipe, toujours à l’écoute et accessible. “L’agilité de l’équipe à prendre en compte une demande et proposer une solution adaptée” a permis de trouver une réponse rapide aux besoins spécifiques de l’AIVP dans la préparation de leur assemblée.

En tant que “Méta-organisation”, ses membres ne sont pas des personnes physiques mais des entités adhérentes, elles-mêmes représentées par plusieurs participants lors de l’assemblée, un seul d’entre eux étant habilité à voter. Cette catégorisation et reconnaissance des participants a été rendue possible par la solution Nüag.

Les participants ont salué la très bonne organisation de l’assemblée, fruit de la coopération de l’AIVP et Nüag, et ont particulièrement apprécié la fonctionnalité du vote en amont. Elle a permis la représentativité et la prise en compte du vote du plus grand nombre, ses membres étant répartis aux quatre coins du monde.

Malgré la tenue en distanciel de l’assemblée et les décalages horaires, un nombre de votes au moins égal à l’habitude, voire supérieur, a été enregistré.

La prise en main de l’outil a été facilitée par l’accessibilité de la plateforme en français et en anglais. Compte tenu de la tenue des assemblées générales de l’AIVP en anglais, français et espagnol, une piste de développement à l’étude est la possibilité de traduction instantanée pendant l’assemblée afin de remplacer la présence de traducteurs lors des assemblées physiques.

« L’agilité de l’équipe à prendre en compte une demande et proposer une solution adaptée »

Bien que le gain de temps n'ait pas été significatif sur la phase préparatoire, du fait des nombreux paramètres à mettre en place pour la tenue de l’assemblée à l'international, les très nombreuses relances nécessaires et la gestion des dépôts de pouvoirs, la Directrice du Secrétariat Général s’attend à observer un gain de temps beaucoup plus important lors d’une future assemblée générale grâce à cette première prise en main de l’outil.

Les échanges avec les équipes Nüag se poursuivent ainsi sur la base de cette première réussite collective.

Corinne Lallemand
Directrice du Secrétariat Général de l’AIVP

Qui est l’AIVP ?

L’AIVP, réseau mondial des villes portuaires est une association internationale qui rassemble depuis 32 ans les acteurs urbains, portuaires, ainsi que leurs partenaires. Structure permanente, l’AIVP est le témoin privilégié des mutations en cours dans les villes et ports du monde entier, notamment sur les problématiques environnementales.