L’association MEDEF Touraine choisit d’organiser ses assemblées générales en ligne. Un vote électronique a déjà été organisé par l’association avec la plateforme Nüag.
En Indre et Loire, le MEDEF est un mouvement patronal interprofessionnel dont les missions régaliennes consistent à représenter les entreprises, promouvoir leurs valeurs et agir dans leur intérêt. Positionné sur l’ensemble du département d’Indre et Loire, le MEDEF Touraine c’est :
• 2.000 entreprises fédérées, de tous secteurs d’activité et de toutes tailles employant 45.000 salariés du secteur privé
• 6 Branches Professionnelles associées
• 104 mandats patronaux pour représenter et faire entendre la voix des chefs d’entreprise
• 9 groupes de travail organisateurs d'événements et d’actions
Medef Touraine voisin historique de Nüag dans la région de Tours, compte parmi les premiers clients de la start-up. Précurseur dans l’utilisation de ce type d’outil pour organiser et tenir son assemblée générale, le Medef Touraine organise dès 2020 sa première AG sur la plateforme.
Comme toutes les associations, le Medef Touraine doit tenir chaque année une assemblée générale.
Dans ce sens, le Medef Touraine digitalise l’ensemble ses process métiers liés à l’organisation et la tenue de son assemblée générale grâce à Nüag. La tenue de son assemblée générale en ligne à 100% permet aux participants une flexibilité totale tant sur la partie vote électronique que sur leurs modes de présence. Cela facilite aussi grandement les prises de décision et l’agilité de l’association.
Michel Amann expérimentait pour la première fois Nüag lors de l’assemblée générale du MEDEF Touraine, le 9 décembre 2020. Administrateur de la solution au sein de son organisation, il reconnaît avoir eu une légère appréhension en optant pour une solution encore jamais utilisée. Des doutes rapidement dissipés, grâce à une utilisation “simple et agréable” de l’outil et une équipe “non seulement réactive, mais également sympathique, accueillante et l’écoute”.
Le principal intérêt de Nüag pour le MEDEF Touraine était de pouvoir choisir une solution performante et financièrement attractive, avec un réel accompagnement dans la prise en main et l’utilisation de la plateforme. Un service client réactif et à l’écoute, ainsi que la proximité géographique de l’équipe Nüag dont l’essentiel est installé à Tours, a également fait la différence.
La fonctionnalité d’e-mailing utilisée pour les convocations a également été mise à profit pour effectuer des relances dont plusieurs ont été nécessaires pour s’assurer d’atteindre le quorum.
Dans ce contexte, le Medef Touraine a pu, grâce à Nüag, tenir l’ensemble de ses assemblées générales 2020 et 2021 en 100% distanciel sur une plateforme 100% conforme tant en termes de sécurité que de respect des données personnelles. En2021, un format de vote électronique a été choisi contrairement à 2020 ou un format de vote en séance avec visioconférence avait été privilégié en raison de la situation sanitaire (AG Covid).
Retrouvez ici les différents formats proposés par Nüag : https://www.nuag.fr/solutions/formats-seances
Cela a permis la tenue des votes sous un format 100% électronique avec une identification des votants, un respect de l’anonymisation des votes, un dépouillement en temps réel et un respect de l’ensemble des modalités statutaires de l’association Medef Touraine (Quorum, majorité).
Deux fonctionnalités clés ont permis à l’association Medef Touraine de réussir pleinement cette assemblée générale en ligne.
La visioconférence permet, tant coté organisateur que coté participant, d’avoir un outil clé en main lors de l’assemblée générale. L’organisateur peut gérer l’ensemble de ses contraintes directement au sein de la visioconférence (ouverture et fermeture des votes, visualisation de l’évolution des votes, quorum et toute la modération).
Le participant, lui, peut accéder à son module de vote et voter tout au long de l’assemblée générale. Il peut également demander la parole ou poser ses questions dans un chat. Les résultats s’afficheront en temps réels sur son écran à la clôture du vote. Si le participant vote pour le compte de pouvoir(s), une fonctionnalité lui permettra de voter en une seule fois ou de manière découplée s’il souhaite refléter des votes différents.
Mis à disposition des organisateurs, l’accompagnement des équipes Nüag permet à l’organisateur de prendre en main l’outil d’AG en ligne et de configurer pas à pas son assemblée générale. L’équipe restera disponible tout le long de l’organisation et de la tenue de l’AG en ligne.
Au-delà de la simple tenue de l’assemblée générale, Nüag facilite aussi fortement l’organisation de celle-ci en mettant à disposition de l’organisateur (ici Michel Amann, Secrétaire général du MEDEF Touraine) quatre modules regroupant un ensemble de fonctionnalités.
Le module de paramétrage permet à l’organisateur de refléter l’ensemble des modalités de gouvernance inscrites dans ses statuts, au sein des différentes sections de paramétrage. Dans le cas de l’association Medef Touraine, les fonctionnalités de vote sont les plus exploitées avec l’utilisation du vote par correspondance et du vote en séance.
Il lui est également possible de gérer ses convocations, ses résolutions / son ordre du jour, ses modalités de vote (quorum, majorité et élection) et le vote par correspondance...
En fin de paramétrage, Medef Touraine a pu envoyer ses convocations dans les délais légaux puis accéder à un module de pilotage.
Après l'envoi des convocations / invitations à la réunion, l'organisateur a pu gérer les pouvoirs, la communication avec les participants via des campagnes d'e-mailing, consulter l’évolution des votes ainsi que gérer toutes les demandes faites par les participants, que ce soit via l’accompagnement mis en place par Nüag, ou directement dans l’application Nüag.
Une fois le jour de l’AG, les participants sont invités à rejoindre la plateforme Nüag et à voter les différentes résolutions. Cette AG peut se tenir aussi bien en présentiel qu’en distanciel ou hybride. En effet, Nüag privilégie un système de vote électronique simple et efficace combiné à des relations et échanges plus humains en présentiel.
Le module de clôture permet à l’organisateur d’archiver sa réunion avec la signature du procès-verbal et de la feuille d'émargement. Chaque document, qu'il s'agisse d'un pouvoir ou du procès-verbal, est préservé sur Nüag pendant toute la durée de conservation légale.
1/ Le mode duplicata de réunion pour gagner du temps de mois en mois et d'année en année.
2/ Ainsi que le compte organisateur qui permet une gestion des réunions statutaires (ex : assemblée générale) en mode équipe pour une collaboration totale.
Medef Touraine utilise donc Nüag tant pour le module secrétariat général (paramétrage), que pour sa plateforme de vote électronique alliant simplicité, flexibilité et sécurité. C’est en effet dans une optique de gagner du temps sur l’organisation et la gestion de sa gouvernance que le Medef Touraine utilise Nüag.
« Une prestation de très bon niveau et des équipes non seulement réactives, mais également sympathiques, accueillantes et à l’écoute »
